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Postfächer

Postfächer ermöglichen es Helpdesk MX, automatisch Kunden-E-Mails zu empfangen und sie in Support-Tickets umzuwandeln. Sie ermöglichen es dem System auch, professionelle, gebrandete E-Mail-Antworten direkt von Ihrer Support-Adresse zu senden — um sicherzustellen, dass jede Kundeninteraktion konsistent und organisiert bleibt.

Was ist ein Postfach?​

Ein Postfach ist eine Verbindung zu Ihrem Support-E-Mail-Konto (wie [email protected]). Nach der Konfiguration wird Helpdesk MX:

  • Automatisch auf neue E-Mails prüfen
  • Jede E-Mail in ein Support-Ticket umwandeln
  • Kundengespräche mit eindeutigen Ticket-Codes verfolgen
  • Ihre Antworten per E-Mail zurücksenden

Arten von Postfächern​

Helpdesk MX unterstützt mehrere Möglichkeiten, Ihr Postfach zu verbinden:

Von Helpdesk MX bereitgestelltes Postfach​

Dies ist der einfachste Weg, um zu beginnen. Sie erhalten eine eindeutige Helpdesk MX Postfach-Adresse (zum Beispiel [email protected]).

Sie können:

  • Diese Adresse direkt als Ihre öffentliche Support-E-Mail verwenden.
  • Oder eine Weiterleitung einrichten von Ihrer bestehenden E-Mail (wie [email protected]) zu diesem Helpdesk-Postfach. Zum Beispiel können Sie in Gmail oder Outlook eine Weiterleitung konfigurieren, sodass alle eingehenden Nachrichten automatisch an Ihre Helpdesk-Adresse gesendet werden.

Auf diese Weise erscheinen alle Ihre Kunden-E-Mails sofort als Tickets in Helpdesk MX.

Gmail über IMAP​

Wenn Sie Ihr bestehendes Gmail-Postfach bevorzugen, verbinden Sie es direkt über IMAP. Helpdesk MX holt sicher Nachrichten von Ihrem Gmail-Konto ab und sendet Antworten über Ihr Gmail-SMTP.

Vorteile:

  • Einfache Möglichkeit, ein Gmail-Konto zu verbinden, da nur Ihre E-Mail und Ihr App-Passwort erforderlich sind.
  • E-Mails bleiben mit Ihrem Gmail-Konto synchronisiert.
  • Sie können Ihre vertraute E-Mail-Adresse verwenden (keine Weiterleitung erforderlich).

Andere E-Mail-Anbieter über IMAP oder POP3​

Sie können nahezu jedes Drittanbieter-Postfach über IMAP oder POP3 verbinden.

Geben Sie einfach an:

  • Eingangsserver (IMAP/POP3)
  • Ausgangsserver (SMTP)
  • Anmeldedaten und Verschlüsselungsdetails (SSL/TLS)

Diese Methode ist flexibel und funktioniert mit den meisten E-Mail-Anbietern.

E-Mail-Anbieter-Einrichtung​

Um Ihre Support-E-Mail mit Helpdesk MX zu verbinden, müssen Sie IMAP- oder POP3-Einstellungen für eingehende E-Mails und SMTP-Einstellungen für ausgehende E-Mails konfigurieren. Der Prozess ist für alle E-Mail-Anbieter ähnlich:

Schritte zur Konfiguration Ihres Postfachs​

  1. Stellen Sie sicher, dass IMAP oder POP3 in Ihren E-Mail-Kontoeinstellungen aktiviert ist.
  2. Besorgen Sie sich Ihre Postfach-Anmeldedaten: Benutzername, Passwort.
Hinweis

Die meisten modernen E-Mail-Anbieter erfordern die Verwendung eines App-Passworts, um Drittanbieter-Apps wie Helpdesk MX zu verbinden. In den meisten Fällen müssen Sie ein App-Passwort generieren und verwenden.

  1. Konfigurieren Sie die Einstellungen für eingehende E-Mails:
  • Host: Ihr Mailserver (z.B. imap.gmail.com oder mail.yourdomain.com)
  • Port: 993 für IMAP (SSL) oder 995 für POP3
  • Protocol: IMAP oder POP3
  • Encryption: SSL/TLS
  • Username: [email protected]
  • Password: App-Passwort
  1. Konfigurieren Sie die Einstellungen für ausgehende E-Mails über SMTP (siehe unten).

Um ausgehende E-Mails zu senden (die Antworten Ihres Teams an Kunden), konfigurieren Sie SMTP-Einstellungen. Dies stellt sicher, dass alle Nachrichten sicher über Ihren E-Mail-Anbieter zugestellt werden, während eine konsistente Absenderidentität beibehalten wird.

  • SMTP Host: Adresse des Ausgangs-Mailservers (z.B. smtp.gmail.com)
  • SMTP Port: normalerweise 587 (TLS) oder 465 (SSL)
  • SMTP Username: Ihr E-Mail-Konto-Benutzername
  • SMTP Password: App-Passwort für die Authentifizierung
  • SMTP Encryption: wählen Sie zwischen TLS oder SSL
  • SMTP Authentication Method: normalerweise LOGIN
  • Sender Email Address: E-Mail-Adresse, die als Absender angezeigt wird
  • Sender Display Name: freundlicher Name, der den Empfängern angezeigt wird

Mehrere Postfächer​

Sie können mehrere Postfächer für verschiedene Zwecke konfigurieren und Tickets automatisch der entsprechenden Abteilung zuweisen, zum Beispiel:

Wie E-Mail-zu-Ticket funktioniert​

Neue Kunden-E-Mail​

Wenn ein Kunde eine neue E-Mail an Ihre Support-Adresse sendet:

  1. Helpdesk MX ruft die E-Mail ab
  2. Erstellt ein neues Ticket mit einem eindeutigen Code (z.B. ABC-123-45678)
  3. Der Ticket-Code wird dem E-Mail-Betreff hinzugefügt
  4. Sie sehen das Ticket im Ticket-Raster

Kunden-Antwort​

Wenn ein Kunde auf eine Ticket-E-Mail antwortet:

  1. Helpdesk MX ruft die E-Mail aus Ihrem Postfach ab
  2. Fügt die Antwort zum bestehenden Ticket-Gespräch hinzu
  3. Benachrichtigt das zugewiesene Teammitglied
  4. Hält alle Nachrichten in einem Thread

Antwort Ihres Teams​

Wenn Sie auf ein Ticket in Helpdesk MX antworten:

  1. Ihre Nachricht wird per E-Mail an den Kunden gesendet
  2. Der Ticket-Code bleibt in der Betreffzeile
  3. Der Kunde kann direkt auf die E-Mail antworten
  4. Seine Antwort wird automatisch zum Ticket hinzugefügt

Postfach-Status​

Aktive Postfächer​

Wenn ein Postfach Aktiv ist:

  • Helpdesk MX prüft auf neue E-Mails mit der konfigurierten Häufigkeit
  • Neue E-Mails werden automatisch in Tickets umgewandelt
  • E-Mail-Benachrichtigungen werden an Kunden gesendet

Inaktive Postfächer​

Wenn ein Postfach Inaktiv ist:

  • Keine E-Mails werden abgerufen
  • Die Konfiguration wird für die spätere Verwendung gespeichert
  • Kann jederzeit wieder aktiviert werden