Hoppa till huvudinnehåll

E-postlådor

E-postlådor låter Helpdesk MX automatiskt ta emot kundmeddelanden och konvertera dem till supportärenden. De gör det också möjligt för systemet att skicka professionella, varumärkta e-postsvar direkt från din supportadress - vilket säkerställer att varje kundinteraktion förblir konsekvent och organiserad.

Vad är en e-postlåda?​

En e-postlåda är en anslutning till ditt support-e-postkonto (som [email protected]). När den är konfigurerad kommer Helpdesk MX att:

  • Automatiskt kontrollera nya e-postmeddelanden
  • Konvertera varje e-postmeddelande till ett supportärende
  • Spåra kundkonversationer med unika ärendekoder
  • Skicka dina svar tillbaka via e-post

Typer av e-postlådor​

Helpdesk MX stöder flera sätt att ansluta din e-postlåda:

E-postlåda tillhandahållen av Helpdesk MX​

Detta är det enklaste sättet att komma igång. Du får en unik Helpdesk MX e-postlådeadress (till exempel namn@butik-domän.m.helpdeskmx.com).

Du kan:

  • Använd denna adress direkt som din publika support-e-post.
  • Eller konfigurera en vidarebefordran från din befintliga e-post (som [email protected]) till denna Helpdesk-e-postlåda. Till exempel, i Gmail eller Outlook kan du konfigurera vidarebefordran så att alla inkommande meddelanden automatiskt skickas till din Helpdesk-adress.

På detta sätt visas alla dina kundmeddelanden omedelbart som ärenden i Helpdesk MX.

Gmail via IMAP​

Om du föredrar att använda din befintliga Gmail-e-postlåda, anslut den direkt med IMAP. Helpdesk MX kommer säkert att hämta meddelanden från ditt Gmail-konto och skicka svar genom din Gmail SMTP.

Fördelar:

  • Enkelt sätt att ansluta Gmail-konto, eftersom det bara kräver din e-post och applösenord.
  • E-postmeddelanden förblir synkroniserade med ditt Gmail-konto.
  • Du kan använda din välbekanta e-postadress (ingen vidarebefordran behövs).

Andra e-postleverantörer via IMAP eller POP3​

Du kan ansluta nästan vilken tredjepartse-postlåda som helst med IMAP eller POP3.

Ange bara:

  • Inkommande server (IMAP/POP3)
  • Utgående server (SMTP)
  • Inloggningsuppgifter och krypteringsdetaljer (SSL/TLS)

Denna metod är flexibel och fungerar med de flesta e-postleverantörer.

Konfiguration av e-postleverantör​

För att ansluta din support-e-post till Helpdesk MX behöver du konfigurera IMAP- eller POP3-inställningar för inkommande e-postmeddelanden och SMTP-inställningar för utgående e-postmeddelanden. Processen är likartad för alla e-postleverantörer:

Steg för att konfigurera din e-postlåda​

  1. Se till att IMAP eller POP3 är aktiverat i dina e-postkontoinställningar.
  2. Hämta dina e-postlådeinloggningsuppgifter: användarnamn, lösenord.
Observera

De flesta moderna e-postleverantörer kräver att man använder ett applösenord för att ansluta tredjepartsappar som Helpdesk MX. I de flesta fall behöver du generera och använda ett applösenord.

  1. Konfigurera inställningar för inkommande e-post:
  • Host: din e-postserver (t.ex. imap.gmail.com eller mail.dindomän.com)
  • Port: 993 för IMAP (SSL) eller 995 för POP3
  • Protocol: IMAP eller POP3
  • Encryption: SSL/TLS
  • Username: [email protected]
  • Password: Applösenord
  1. Konfigurera inställningar för utgående e-post via SMTP (se nedan).

För att skicka utgående e-postmeddelanden (ditt teams svar till kunder), konfigurera SMTP-inställningar. Detta säkerställer att alla meddelanden levereras säkert genom din e-postleverantör samtidigt som en konsekvent avsändaridentitet bibehålls.

  • SMTP Host: utgående e-postserveradress (t.ex. smtp.gmail.com)
  • SMTP Port: vanligtvis 587 (TLS) eller 465 (SSL)
  • SMTP Username: ditt e-postkontoanvändarnamn
  • SMTP Password: Applösenord som används för autentisering
  • SMTP Encryption: välj mellan TLS eller SSL
  • SMTP Authentication Method: vanligtvis LOGIN
  • Sender Email Address: e-postadress som visas som avsändare
  • Sender Display Name: vänligt namn som visas för mottagare

Flera e-postlådor​

Du kan konfigurera flera e-postlådor för olika ändamål och automatiskt tilldela ärenden till motsvarande avdelning, till exempel:

Hur e-post-till-ärende fungerar​

Nytt kundmeddelande​

När en kund skickar ett nytt e-postmeddelande till din supportadress:

  1. Helpdesk MX hämtar e-postmeddelandet
  2. Skapar ett nytt ärende med en unik kod (t.ex. ABC-123-45678)
  3. Ärendekoden läggs till i e-postmeddelandets ämnesrad
  4. Du ser ärendet i ärendelistan

Kundsvar​

När en kund svarar på ett ärende-e-postmeddelande:

  1. Helpdesk MX hämtar e-postmeddelandet från din e-postlåda
  2. Lägger till svaret i den befintliga ärendekonversationen
  3. Meddelar den tilldelade teammedlemmen
  4. Håller alla meddelanden i en tråd

Ditt teams svar​

När du svarar på ett ärende i Helpdesk MX:

  1. Ditt meddelande skickas via e-post till kunden
  2. Ärendekoden förblir i ämnesraden
  3. Kunden kan svara direkt på e-postmeddelandet
  4. Deras svar läggs automatiskt till i ärendet

E-postlådestatus​

Aktiva e-postlådor​

När en e-postlåda är Aktiv:

  • Helpdesk MX kontrollerar nya e-postmeddelanden vid den konfigurerade frekvensen
  • Nya e-postmeddelanden konverteras automatiskt till ärenden
  • E-postmeddelanden skickas till kunder

Inaktiva e-postlådor​

När en e-postlåda är Inaktiv:

  • Inga e-postmeddelanden hämtas
  • Konfigurationen sparas för senare användning
  • Kan återaktiveras när som helst