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邮箱

邮箱允许 Helpdesk MX 自动接收客户电子邮件并将其转换为支持工单。 它们还使系统能够直接从您的支持地址发送专业的品牌电子邮件回复——确保每次客户互动保持一致和有组织。

什么是邮箱？​

邮箱是与您的支持电子邮件帐户的连接（如 [email protected]）。配置后，Helpdesk MX 将：

  • 自动检查新电子邮件
  • 将每封电子邮件转换为支持工单
  • 使用唯一的工单代码跟踪客户对话
  • 通过电子邮件发送回复

邮箱类型​

Helpdesk MX 支持几种连接邮箱的方式：

Helpdesk MX 提供的邮箱​

这是最简单的入门方式。 您会收到一个唯一的 Helpdesk MX 邮箱地址（例如 [email protected]）。

您可以：

  • 直接使用此地址作为您的公共支持电子邮件。
  • 或者设置重定向，从您的现有电子邮件（如 [email protected]）重定向到此 Helpdesk 邮箱。 例如，在 Gmail 或 Outlook 中，您可以配置转发，以便所有传入的消息都会自动发送到您的 Helpdesk 地址。

这样，所有客户电子邮件都会立即作为工单出现在 Helpdesk MX 中。

通过 IMAP 使用 Gmail​

如果您更喜欢使用现有的 Gmail 邮箱，请使用 IMAP 直接连接它。 Helpdesk MX 将安全地从您的 Gmail 帐户获取消息，并通过您的 Gmail SMTP 发送回复。

优势：

  • 连接 Gmail 帐户的简单方法，只需您的电子邮件和应用密码即可。
  • 电子邮件与您的 Gmail 帐户保持同步。
  • 您可以使用熟悉的电子邮件地址（无需重定向）。

通过 IMAP 或 POP3 使用其他电子邮件提供商​

您可以使用 IMAP 或 POP3 连接几乎任何第三方邮箱。

只需提供：

  • 传入服务器（IMAP/POP3）
  • 传出服务器（SMTP）
  • 登录凭据和加密详细信息（SSL/TLS）

此方法灵活，适用于大多数邮件提供商。

电子邮件提供商设置​

要将您的支持电子邮件连接到 Helpdesk MX，您需要为传入电子邮件配置 IMAP 或 POP3 设置，为传出电子邮件配置 SMTP 设置。 对于所有电子邮件提供商，流程类似：

配置邮箱的步骤​

  1. 确保在您的电子邮件帐户设置中启用了 IMAP 或 POP3。
  2. 获取您的邮箱凭据：用户名、密码。
注意

大多数现代电子邮件提供商需要使用应用密码来连接第三方应用程序（如 Helpdesk MX）。在大多数情况下，您需要生成并使用应用密码。

  1. 配置传入电子邮件设置：
  • Host：您的邮件服务器（例如，imap.gmail.com 或 mail.yourdomain.com）
  • Port：IMAP 使用 993（SSL）或 POP3 使用 995
  • Protocol：IMAP 或 POP3
  • Encryption：SSL/TLS
  • Username：[email protected]
  • Password：应用密码
  1. 通过 SMTP 配置传出电子邮件设置（见下文）。

要发送传出电子邮件（您团队对客户的回复），请配置 SMTP 设置。 这确保所有消息都通过您的电子邮件提供商安全传递，同时保持一致的发件人身份。

  • SMTP Host：传出邮件服务器地址（例如，smtp.gmail.com）
  • SMTP Port：通常为 587（TLS）或 465（SSL）
  • SMTP Username：您的电子邮件帐户用户名
  • SMTP Password：用于身份验证的应用密码
  • SMTP Encryption：选择 TLS 或 SSL
  • SMTP Authentication Method：通常为 LOGIN
  • Sender Email Address：显示为发件人的电子邮件地址
  • Sender Display Name：显示给收件人的友好名称

多个邮箱​

您可以为不同目的配置多个邮箱，并自动将工单分配给相应的部门，例如：

电子邮件到工单的工作原理​

新客户电子邮件​

当客户向您的支持地址发送新电子邮件时：

  1. Helpdesk MX 获取电子邮件
  2. 创建具有唯一代码的新工单（例如，ABC-123-45678）
  3. 工单代码被添加到电子邮件主题中
  4. 您在工单网格中看到工单

客户回复​

当客户回复工单电子邮件时：

  1. Helpdesk MX 从您的邮箱获取电子邮件
  2. 将回复添加到现有工单对话中
  3. 通知分配的团队成员
  4. 将所有消息保留在一个线程中

您团队的回复​

当您在 Helpdesk MX 中回复工单时：

  1. 您的消息通过电子邮件发送给客户
  2. 工单代码保留在主题行中
  3. 客户可以直接回复电子邮件
  4. 他们的回复会自动添加到工单中

邮箱状态​

活动邮箱​

当邮箱活动时：

  • Helpdesk MX 以配置的频率检查新电子邮件
  • 新电子邮件会自动转换为工单
  • 向客户发送电子邮件通知

非活动邮箱​

当邮箱非活动时：

  • 不会获取电子邮件
  • 配置已保存供以后使用
  • 可以随时重新激活