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Caixas de E-mail

As caixas de e-mail permitem que o Helpdesk MX receba automaticamente e-mails de clientes e os converta em tickets de suporte. Elas também permitem que o sistema envie respostas por e-mail profissionais e com a marca diretamente do seu endereço de suporte - garantindo que cada interação com o cliente permaneça consistente e organizada.

O que é uma Caixa de E-mail?​

Uma caixa de e-mail é uma conexão com sua conta de e-mail de suporte (como [email protected]). Uma vez configurado, o Helpdesk MX irá:

  • Verificar automaticamente novos e-mails
  • Converter cada e-mail em um ticket de suporte
  • Rastrear conversas com clientes com códigos de ticket únicos
  • Enviar suas respostas de volta por e-mail

Tipos de Caixas de E-mail​

O Helpdesk MX suporta várias maneiras de conectar sua caixa de e-mail:

Caixa de E-mail Fornecida pelo Helpdesk MX​

Esta é a maneira mais fácil de começar. Você recebe um endereço de caixa de e-mail único do Helpdesk MX (por exemplo [email protected]).

Você pode:

  • Usar este endereço diretamente como seu e-mail público de suporte.
  • Ou configurar um redirecionamento do seu e-mail existente (como [email protected]) para esta caixa de e-mail do Helpdesk. Por exemplo, no Gmail ou Outlook você pode configurar o redirecionamento para que todas as mensagens recebidas sejam automaticamente enviadas para seu endereço do Helpdesk.

Dessa forma, todos os e-mails dos seus clientes aparecem instantaneamente como tickets no Helpdesk MX.

Gmail via IMAP​

Se você preferir usar sua caixa de e-mail Gmail existente, conecte-a diretamente usando IMAP. O Helpdesk MX buscará mensagens de forma segura da sua conta Gmail e enviará respostas através do seu SMTP do Gmail.

Vantagens:

  • Maneira fácil de conectar a conta do Gmail, pois requer apenas seu e-mail e senha de aplicativo.
  • E-mails permanecem sincronizados com sua conta do Gmail.
  • Você pode usar seu endereço de e-mail familiar (sem necessidade de redirecionamento).

Outros Provedores de E-mail via IMAP ou POP3​

Você pode conectar quase qualquer caixa de e-mail de terceiros usando IMAP ou POP3.

Basta fornecer:

  • Servidor de entrada (IMAP/POP3)
  • Servidor de saída (SMTP)
  • Credenciais de login e detalhes de criptografia (SSL/TLS)

Este método é flexível e funciona com a maioria dos provedores de e-mail.

Configuração do Provedor de E-mail​

Para conectar seu e-mail de suporte ao Helpdesk MX, você precisa configurar as configurações de IMAP ou POP3 para e-mails recebidos e configurações de SMTP para e-mails enviados. O processo é semelhante para todos os provedores de e-mail:

Passos para Configurar Sua Caixa de E-mail​

  1. Certifique-se de que IMAP ou POP3 esteja habilitado nas configurações da sua conta de e-mail.
  2. Obtenha suas credenciais de caixa de e-mail: nome de usuário, senha.
Nota

A maioria dos provedores de e-mail modernos exige o uso de uma Senha de Aplicativo para conectar aplicativos de terceiros como o Helpdesk MX. Na maioria dos casos, você precisa gerar e usar uma Senha de Aplicativo.

  1. Configure as configurações de e-mail de entrada:
  • Host: seu servidor de e-mail (por exemplo, imap.gmail.com ou mail.yourdomain.com)
  • Port: 993 para IMAP (SSL) ou 995 para POP3
  • Protocol: IMAP ou POP3
  • Encryption: SSL/TLS
  • Username: [email protected]
  • Password: Senha de Aplicativo
  1. Configure as configurações de e-mail de saída via SMTP (veja abaixo).

Para enviar e-mails de saída (respostas da sua equipe aos clientes), configure as configurações SMTP. Isso garante que todas as mensagens sejam entregues com segurança através do seu provedor de e-mail, mantendo uma identidade de remetente consistente.

  • SMTP Host: endereço do servidor de e-mail de saída (por exemplo, smtp.gmail.com)
  • SMTP Port: normalmente 587 (TLS) ou 465 (SSL)
  • SMTP Username: nome de usuário da sua conta de e-mail
  • SMTP Password: Senha de Aplicativo usada para autenticação
  • SMTP Encryption: escolha entre TLS ou SSL
  • SMTP Authentication Method: geralmente LOGIN
  • Sender Email Address: endereço de e-mail mostrado como remetente
  • Sender Display Name: nome amigável exibido aos destinatários

Múltiplas Caixas de E-mail​

Você pode configurar múltiplas caixas de e-mail para diferentes propósitos e atribuir automaticamente tickets ao departamento correspondente, por exemplo:

Como Funciona E-mail para Ticket​

Novo E-mail de Cliente​

Quando um cliente envia um novo e-mail para seu endereço de suporte:

  1. O Helpdesk MX busca o e-mail
  2. Cria um novo ticket com um código único (por exemplo, ABC-123-45678)
  3. O código do ticket é adicionado ao assunto do e-mail
  4. Você vê o ticket na grade de tickets

Resposta do Cliente​

Quando um cliente responde a um e-mail de ticket:

  1. O Helpdesk MX busca o e-mail da sua caixa de e-mail
  2. Adiciona a resposta à conversa do ticket existente
  3. Notifica o membro da equipe atribuído
  4. Mantém todas as mensagens em uma única thread

Resposta da Sua Equipe​

Quando você responde a um ticket no Helpdesk MX:

  1. Sua mensagem é enviada por e-mail ao cliente
  2. O código do ticket permanece na linha de assunto
  3. O cliente pode responder diretamente ao e-mail
  4. A resposta dele é automaticamente adicionada ao ticket

Status da Caixa de E-mail​

Caixas de E-mail Ativas​

Quando uma caixa de e-mail está Ativa:

  • O Helpdesk MX verifica novos e-mails na frequência configurada
  • Novos e-mails são automaticamente convertidos em tickets
  • Notificações por e-mail são enviadas aos clientes

Caixas de E-mail Inativas​

Quando uma caixa de e-mail está Inativa:

  • Nenhum e-mail é buscado
  • A configuração é salva para uso posterior
  • Pode ser reativada a qualquer momento