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メールボックス

メールボックスを使用すると、Helpdesk MXは顧客メールを自動的に受信し、サポートチケットに変換できます。 また、システムはサポートアドレスから直接プロフェッショナルでブランド化されたメール返信を送信できるようになり、すべての顧客とのやり取りが一貫性を保ち、整理されることを保証します。

メールボックスとは？​

メールボックスは、サポートメールアカウント（[email protected]など）への接続です。設定が完了すると、Helpdesk MXは以下を実行します:

  • 自動的に新しいメールをチェック
  • 各メールをサポートチケットに変換
  • 一意のチケットコードで顧客との会話を追跡
  • メール経由で返信を送信

メールボックスのタイプ​

Helpdesk MXは、メールボックスを接続するいくつかの方法をサポートしています:

Helpdesk MXが提供するメールボックス​

これは開始する最も簡単な方法です。 一意のHelpdesk MXメールボックスアドレス（例：[email protected]）を受け取ります。

以下が可能です:

  • このアドレスを公開サポートメールとして直接使用。
  • または既存のメール（例：[email protected]）からこのHelpdeskメールボックスへのリダイレクトを設定。 例えば、GmailまたはOutlookでリダイレクトを設定し、すべての受信メッセージを自動的にHelpdeskアドレスに送信できます。

この方法で、すべての顧客メールがHelpdesk MXにチケットとして即座に表示されます。

IMAP経由のGmail​

既存のGmailメールボックスを使用したい場合は、IMAPを使用して直接接続します。 Helpdesk MXはGmailアカウントからメッセージを安全に取得し、Gmail SMTP経由で返信を送信します。

利点:

  • メールとアプリパスワードだけで済むため、Gmailアカウントの接続が簡単。
  • メールはGmailアカウントと同期されたままになります。
  • 慣れ親しんだメールアドレスを使用できます（リダイレクト不要）。

IMAPまたはPOP3経由のその他のメールプロバイダー​

IMAPまたはPOP3を使用して、ほぼすべてのサードパーティメールボックスを接続できます。

以下を提供するだけです:

  • 受信サーバー（IMAP/POP3）
  • 送信サーバー（SMTP）
  • ログイン資格情報と暗号化の詳細（SSL/TLS）

この方法は柔軟で、ほとんどのメールプロバイダーで機能します。

メールプロバイダーの設定​

サポートメールをHelpdesk MXに接続するには、受信メール用にIMAPまたはPOP3設定を、送信メール用にSMTP設定を構成する必要があります。 プロセスはすべてのメールプロバイダーで同様です:

メールボックスを構成する手順​

  1. メールアカウント設定でIMAPまたはPOP3が有効になっていることを確認します。
  2. メールボックスの資格情報を取得します：ユーザー名、パスワード。
注意

ほとんどの最新のメールプロバイダーは、Helpdesk MXのようなサードパーティアプリを接続するためにアプリパスワードの使用を要求します。ほとんどの場合、アプリパスワードを生成して使用する必要があります。

  1. 受信メール設定を構成します:
  • Host: メールサーバー（例：imap.gmail.comまたはmail.yourdomain.com）
  • Port: IMAP（SSL）の場合は993、POP3の場合は995
  • Protocol: IMAPまたはPOP3
  • Encryption: SSL/TLS
  • Username: [email protected]
  • Password: アプリパスワード
  1. SMTP経由で送信メール設定を構成します（以下を参照）。

送信メール（チームの顧客への返信）を送信するには、SMTP設定を構成します。 これにより、一貫した送信者アイデンティティを維持しながら、メールプロバイダー経由ですべてのメッセージが安全に配信されることが保証されます。

  • SMTP Host: 送信メールサーバーアドレス（例：smtp.gmail.com）
  • SMTP Port: 通常587（TLS）または465（SSL）
  • SMTP Username: メールアカウントのユーザー名
  • SMTP Password: 認証に使用されるアプリパスワード
  • SMTP Encryption: TLSまたはSSLを選択
  • SMTP Authentication Method: 通常LOGIN
  • Sender Email Address: 送信者として表示されるメールアドレス
  • Sender Display Name: 受信者に表示されるフレンドリー名

複数のメールボックス​

異なる目的のために複数のメールボックスを構成し、対応する部門にチケットを自動的に割り当てることができます。例:

メールからチケットへの動作方法​

新しい顧客メール​

顧客がサポートアドレスに新しいメールを送信すると:

  1. Helpdesk MXがメールを取得
  2. 一意のコード（例：ABC-123-45678）で新しいチケットを作成
  3. チケットコードがメールの件名に追加されます
  4. チケットグリッドでチケットが表示されます

顧客の返信​

顧客がチケットメールに返信すると:

  1. Helpdesk MXがメールボックスからメールを取得
  2. 既存のチケット会話に返信を追加
  3. 割り当てられたチームメンバーに通知
  4. すべてのメッセージを1つのスレッドに保持

チームの返信​

Helpdesk MXでチケットに返信すると:

  1. メッセージがメール経由で顧客に送信されます
  2. チケットコードが件名に残ります
  3. 顧客はメールに直接返信できます
  4. 返信は自動的にチケットに追加されます

メールボックスのステータス​

アクティブなメールボックス​

メールボックスがアクティブの場合:

  • Helpdesk MXは構成された頻度で新しいメールをチェックします
  • 新しいメールは自動的にチケットに変換されます
  • メール通知が顧客に送信されます

非アクティブなメールボックス​

メールボックスが非アクティブの場合:

  • メールは取得されません
  • 構成は後で使用するために保存されます
  • いつでも再アクティブ化できます