Gå til hovedinnhold

Postbokser

Postbokser lar Helpdesk MX automatisk motta kunde-e-poster og konvertere dem til støttebilletter. De gjør det også mulig for systemet å sende profesjonelle, merkede e-postsvar direkte fra støtteadressen din - og sikrer at hver kundeinteraksjon forblir konsistent og organisert.

Hva er en postboks?​

En postboks er en tilkobling til støtte-e-postkontoen din (som [email protected]). Når den er konfigurert, vil Helpdesk MX:

  • Automatisk sjekke for nye e-poster
  • Konvertere hver e-post til en støttebillett
  • Spore kundesamtaler med unike billettkoder
  • Sende svarene dine tilbake via e-post

Typer postbokser​

Helpdesk MX støtter flere måter å koble til postboksen din:

Postboks levert av Helpdesk MX​

Dette er den enkleste måten å komme i gang. Du mottar en unik Helpdesk MX postboksadresse (for eksempel [email protected]).

Du kan:

  • Bruke denne adressen direkte som din offentlige støtte-e-post.
  • Eller sette opp en videresending fra din eksisterende e-post (som [email protected]) til denne Helpdesk-postboksen. For eksempel, i Gmail eller Outlook kan du konfigurere videresending slik at alle innkommende meldinger automatisk sendes til Helpdesk-adressen din.

På denne måten vises alle kunde-e-postene dine umiddelbart som billetter i Helpdesk MX.

Gmail via IMAP​

Hvis du foretrekker å bruke din eksisterende Gmail-postboks, koble den direkte ved hjelp av IMAP. Helpdesk MX vil sikkert hente meldinger fra Gmail-kontoen din og sende svar gjennom Gmail SMTP.

Fordeler:

  • Enkel måte å koble til Gmail-konto, da det bare krever e-posten din og apppassord.
  • E-poster forblir synkronisert med Gmail-kontoen din.
  • Du kan bruke den kjente e-postadressen din (ingen videresending nødvendig).

Andre e-postleverandører via IMAP eller POP3​

Du kan koble til nesten enhver tredjeparts postboks ved å bruke IMAP eller POP3.

Bare oppgi:

  • Innkommende server (IMAP/POP3)
  • Utgående server (SMTP)
  • Påloggingsinformasjon og krypteringsdetaljer (SSL/TLS)

Denne metoden er fleksibel og fungerer med de fleste e-postleverandører.

Oppsett av e-postleverandør​

For å koble støtte-e-posten din til Helpdesk MX, må du konfigurere IMAP- eller POP3-innstillinger for innkommende e-poster og SMTP-innstillinger for utgående e-poster. Prosessen er lik for alle e-postleverandører:

Trinn for å konfigurere postboksen din​

  1. Sørg for at IMAP eller POP3 er aktivert i e-postkonto-innstillingene dine.
  2. Skaff postbokslegitimasjonen din: brukernavn, passord.
Merk

De fleste moderne e-postleverandører krever bruk av et Apppassord for å koble tredjepartsapper som Helpdesk MX. I de fleste tilfeller må du generere og bruke et Apppassord.

  1. Konfigurer innstillinger for innkommende e-post:
  • Host: e-postserveren din (f.eks. imap.gmail.com eller mail.yourdomain.com)
  • Port: 993 for IMAP (SSL) eller 995 for POP3
  • Protocol: IMAP eller POP3
  • Encryption: SSL/TLS
  • Username: [email protected]
  • Password: Apppassord
  1. Konfigurer innstillinger for utgående e-post via SMTP (se nedenfor).

For å sende utgående e-poster (teamets svar til kunder), konfigurer SMTP-innstillinger. Dette sikrer at alle meldinger leveres sikkert gjennom e-postleverandøren din samtidig som en konsistent avsenderidentitet opprettholdes.

  • SMTP Host: utgående e-postserveradresse (f.eks. smtp.gmail.com)
  • SMTP Port: vanligvis 587 (TLS) eller 465 (SSL)
  • SMTP Username: brukernavnet til e-postkontoen din
  • SMTP Password: Apppassord brukt for autentisering
  • SMTP Encryption: velg mellom TLS eller SSL
  • SMTP Authentication Method: vanligvis LOGIN
  • Sender Email Address: e-postadresse vist som avsender
  • Sender Display Name: vennlig navn vist til mottakere

Flere postbokser​

Du kan konfigurere flere postbokser for forskjellige formål og automatisk tildele billetter til tilsvarende avdeling, for eksempel:

Hvordan e-post-til-billett fungerer​

Ny kunde-e-post​

Når en kunde sender en ny e-post til støtteadressen din:

  1. Helpdesk MX henter e-posten
  2. Oppretter en ny billett med en unik kode (f.eks. ABC-123-45678)
  3. Billettkoden legges til i e-postemnet
  4. Du ser billetten i billetttabellen

Kundesvar​

Når en kunde svarer på en billett-e-post:

  1. Helpdesk MX henter e-posten fra postboksen din
  2. Legger til svaret i den eksisterende billettsamtalen
  3. Varsler det tildelte teammedlemmet
  4. Holder alle meldinger i én tråd

Teamets svar​

Når du svarer på en billett i Helpdesk MX:

  1. Meldingen din sendes via e-post til kunden
  2. Billettkoden forblir i emnelinjen
  3. Kunden kan svare direkte på e-posten
  4. Deres svar legges automatisk til i billetten

Postboksstatus​

Aktive postbokser​

Når en postboks er Aktiv:

  • Helpdesk MX sjekker for nye e-poster med den konfigurerte frekvensen
  • Nye e-poster konverteres automatisk til billetter
  • E-postvarsler sendes til kunder

Inaktive postbokser​

Når en postboks er Inaktiv:

  • Ingen e-poster hentes
  • Konfigurasjonen lagres for senere bruk
  • Kan reaktiveres når som helst