Buzones de correo

Los buzones de correo permiten a Helpdesk MX recibir automáticamente los correos electrónicos de los clientes y convertirlos en tickets de soporte. También permiten que el sistema envíe respuestas profesionales y con marca directamente desde su dirección de soporte, asegurando que cada interacción con el cliente se mantenga consistente y organizada.

¿Qué es un buzón de correo?

Un buzón de correo es una conexión a su cuenta de correo electrónico de soporte (como [email protected]). Una vez configurado, Helpdesk MX:

Verificará automáticamente los nuevos correos electrónicos
Convertirá cada correo electrónico en un ticket de soporte
Rastreará las conversaciones con clientes usando códigos únicos de ticket
Enviará sus respuestas de vuelta por correo electrónico

Tipos de buzones de correo

Helpdesk MX admite varias formas de conectar su buzón de correo:

Buzón de correo proporcionado por Helpdesk MX

Esta es la forma más fácil de comenzar. Recibe una dirección de buzón de correo única de Helpdesk MX (por ejemplo, [email protected]).

Puede:

Usar esta dirección directamente como su correo electrónico público de soporte.
O configurar una redirección desde su correo electrónico existente (como [email protected]) a este buzón de Helpdesk. Por ejemplo, en Gmail u Outlook puede configurar la redirección para que todos los mensajes entrantes se envíen automáticamente a su dirección de Helpdesk.

De esta manera, todos los correos electrónicos de sus clientes aparecen instantáneamente como tickets en Helpdesk MX.

Gmail a través de IMAP

Si prefiere usar su buzón de Gmail existente, conéctelo directamente usando IMAP. Helpdesk MX obtendrá de forma segura los mensajes de su cuenta de Gmail y enviará respuestas a través de Gmail SMTP.

Ventajas:

Forma fácil de conectar una cuenta de Gmail, ya que solo requiere su correo electrónico y contraseña de aplicación.
Los correos electrónicos permanecen sincronizados con su cuenta de Gmail.
Puede usar su dirección de correo electrónico familiar (no se necesita redirección).

Otros proveedores de correo electrónico a través de IMAP o POP3

Puede conectar casi cualquier buzón de correo de terceros usando IMAP o POP3.

Solo proporcione:

Servidor entrante (IMAP/POP3)
Servidor saliente (SMTP)
Credenciales de inicio de sesión y detalles de cifrado (SSL/TLS)

Este método es flexible y funciona con la mayoría de los proveedores de correo.

Configuración del proveedor de correo electrónico

Para conectar su correo electrónico de soporte a Helpdesk MX, necesita configurar las opciones de IMAP o POP3 para correos electrónicos entrantes y las opciones de SMTP para correos electrónicos salientes. El proceso es similar para todos los proveedores de correo electrónico:

Pasos para configurar su buzón de correo

Asegúrese de que IMAP o POP3 esté habilitado en la configuración de su cuenta de correo electrónico.
Obtenga sus credenciales de buzón de correo: nombre de usuario, contraseña.

Nota

La mayoría de los proveedores de correo electrónico modernos requieren usar una Contraseña de aplicación para conectar aplicaciones de terceros como Helpdesk MX. En la mayoría de los casos, necesita generar y usar una Contraseña de aplicación.

Configure la configuración de correo electrónico entrante:

Host: su servidor de correo (por ejemplo, imap.gmail.com o mail.yourdomain.com)
Port: 993 para IMAP (SSL) o 995 para POP3
Protocol: IMAP o POP3
Encryption: SSL/TLS
Username: [email protected]
Password: Contraseña de aplicación

Configure la configuración de correo electrónico saliente a través de SMTP (ver abajo).

Para enviar correos electrónicos salientes (respuestas de su equipo a los clientes), configure las opciones de SMTP. Esto asegura que todos los mensajes se entreguen de forma segura a través de su proveedor de correo electrónico mientras mantiene una identidad de remitente consistente.

SMTP Host: dirección del servidor de correo saliente (por ejemplo, smtp.gmail.com)
SMTP Port: típicamente 587 (TLS) o 465 (SSL)
SMTP Username: nombre de usuario de su cuenta de correo electrónico
SMTP Password: Contraseña de aplicación utilizada para autenticación
SMTP Encryption: elija entre TLS o SSL
SMTP Authentication Method: generalmente LOGIN
Sender Email Address: dirección de correo electrónico mostrada como remitente
Sender Display Name: nombre amigable mostrado a los destinatarios

Múltiples buzones de correo

Puede configurar múltiples buzones de correo para diferentes propósitos y asignar automáticamente tickets al departamento correspondiente, por ejemplo:

[email protected] → Departamento de Soporte General
[email protected] → Departamento de Ventas
[email protected] → Departamento de Devoluciones

Cómo funciona el Correo-a-Ticket

Nuevo correo electrónico del cliente

Cuando un cliente envía un nuevo correo electrónico a su dirección de soporte:

Helpdesk MX obtiene el correo electrónico
Crea un nuevo ticket con un código único (por ejemplo, ABC-123-45678)
El código del ticket se agrega al asunto del correo electrónico
Ve el ticket en la cuadrícula de tickets

Respuesta del cliente

Cuando un cliente responde a un correo electrónico de ticket:

Helpdesk MX obtiene el correo electrónico de su buzón de correo
Agrega la respuesta a la conversación del ticket existente
Notifica al miembro del equipo asignado
Mantiene todos los mensajes en un solo hilo

Respuesta de su equipo

Cuando responde a un ticket en Helpdesk MX:

Su mensaje se envía por correo electrónico al cliente
El código del ticket permanece en la línea de asunto
El cliente puede responder directamente al correo electrónico
Su respuesta se agrega automáticamente al ticket

Estado del buzón de correo