Přeskočit na hlavní obsah

Poštovní schránky

Poštovní schránky umožňují Helpdesk MX automaticky přijímat emaily zákazníků a převádět je na podpůrné tikety. Také umožňují systému odesílat profesionální, značkové emailové odpovědi přímo z vaší podpůrné adresy - zajišťující, že každá interakce se zákazníkem zůstane konzistentní a organizovaná.

Co je poštovní schránka?​

Poštovní schránka je připojení k vašemu podpůrnému emailovému účtu (jako [email protected]). Po konfiguraci Helpdesk MX bude:

  • Automaticky kontrolovat nové emaily
  • Převádět každý email na podpůrný tiket
  • Sledovat konverzace se zákazníky s jedinečnými kódy tiketů
  • Odesílat vaše odpovědi zpět prostřednictvím emailu

Typy poštovních schránek​

Helpdesk MX podporuje několik způsobů připojení vaší poštovní schránky:

Poštovní schránka poskytovaná Helpdesk MX​

Toto je nejjednodušší způsob, jak začít. Obdržíte jedinečnou adresu poštovní schránky Helpdesk MX (například [email protected]).

Můžete:

  • Použít tuto adresu přímo jako váš veřejný podpůrný email.
  • Nebo nastavit přesměrování z vašeho existujícího emailu (jako [email protected]) na tuto poštovní schránku Helpdesk. Například v Gmailu nebo Outlooku můžete nakonfigurovat přesměrování, aby všechny příchozí zprávy byly automaticky odesílány na vaši adresu Helpdesk.

Tímto způsobem se všechny emaily vašich zákazníků okamžitě objeví jako tikety v Helpdesk MX.

Gmail prostřednictvím IMAP​

Pokud dáváte přednost používání vaší existující poštovní schránky Gmail, připojte ji přímo pomocí IMAP. Helpdesk MX bezpečně načte zprávy z vašeho účtu Gmail a odešle odpovědi prostřednictvím Gmail SMTP.

Výhody:

  • Snadný způsob připojení účtu Gmail, protože vyžaduje pouze váš email a heslo aplikace.
  • Emaily zůstávají synchronizovány s vaším účtem Gmail.
  • Můžete používat svou známou emailovou adresu (bez potřeby přesměrování).

Ostatní poskytovatelé emailů prostřednictvím IMAP nebo POP3​

Můžete připojit téměř jakoukoli poštovní schránku třetí strany pomocí IMAP nebo POP3.

Stačí poskytnout:

  • Server příchozí pošty (IMAP/POP3)
  • Server odchozí pošty (SMTP)
  • Přihlašovací údaje a detaily šifrování (SSL/TLS)

Tato metoda je flexibilní a funguje s většinou poskytovatelů pošty.

Nastavení poskytovatele emailu​

Pro připojení vašeho podpůrného emailu k Helpdesk MX musíte nakonfigurovat nastavení IMAP nebo POP3 pro příchozí emaily a nastavení SMTP pro odchozí emaily. Proces je podobný pro všechny poskytovatele emailu:

Kroky pro konfiguraci vaší poštovní schránky​

  1. Ujistěte se, že IMAP nebo POP3 je povoleno v nastavení vašeho emailového účtu.
  2. Získejte vaše přihlašovací údaje k poštovní schránce: uživatelské jméno, heslo.
Poznámka

Většina moderních poskytovatelů emailu vyžaduje používání hesla aplikace pro připojení aplikací třetích stran jako Helpdesk MX. Ve většině případů musíte vygenerovat a použít heslo aplikace.

  1. Nakonfigurujte nastavení příchozích emailů:
  • Host: váš poštovní server (např. imap.gmail.com nebo mail.yourdomain.com)
  • Port: 993 pro IMAP (SSL) nebo 995 pro POP3
  • Protocol: IMAP nebo POP3
  • Encryption: SSL/TLS
  • Username: [email protected]
  • Password: Heslo aplikace
  1. Nakonfigurujte nastavení odchozích emailů prostřednictvím SMTP (viz níže).

Pro odesílání odchozích emailů (odpovědi vašeho týmu zákazníkům) nakonfigurujte nastavení SMTP. To zajistí, že všechny zprávy jsou bezpečně doručeny prostřednictvím vašeho poskytovatele emailu při zachování konzistentní identity odesílatele.

  • SMTP Host: adresa serveru odchozí pošty (např. smtp.gmail.com)
  • SMTP Port: obvykle 587 (TLS) nebo 465 (SSL)
  • SMTP Username: uživatelské jméno vašeho emailového účtu
  • SMTP Password: Heslo aplikace použité pro autentizaci
  • SMTP Encryption: vyberte mezi TLS nebo SSL
  • SMTP Authentication Method: obvykle LOGIN
  • Sender Email Address: emailová adresa zobrazená jako odesílatel
  • Sender Display Name: přátelské jméno zobrazené příjemcům

Více poštovních schránek​

Můžete nakonfigurovat více poštovních schránek pro různé účely a automaticky přiřazovat tikety odpovídajícímu oddělení, například:

Jak funguje Email-na-Tiket​

Nový email od zákazníka​

Když zákazník odešle nový email na vaši podpůrnou adresu:

  1. Helpdesk MX načte email
  2. Vytvoří nový tiket s jedinečným kódem (např. ABC-123-45678)
  3. Kód tiketu je přidán do předmětu emailu
  4. Vidíte tiket v mřížce tiketů

Odpověď zákazníka​

Když zákazník odpoví na email tiketu:

  1. Helpdesk MX načte email z vaší poštovní schránky
  2. Přidá odpověď do existující konverzace tiketu
  3. Upozorní přiřazeného člena týmu
  4. Uchovává všechny zprávy v jednom vlákně

Odpověď vašeho týmu​

Když odpovíte na tiket v Helpdesk MX:

  1. Vaše zpráva je odeslána prostřednictvím emailu zákazníkovi
  2. Kód tiketu zůstává v předmětu
  3. Zákazník může přímo odpovědět na email
  4. Jeho odpověď je automaticky přidána do tiketu

Stav poštovní schránky​

Aktivní poštovní schránky​

Když je poštovní schránka Aktivní:

  • Helpdesk MX kontroluje nové emaily v nakonfigurované frekvenci
  • Nové emaily jsou automaticky převedeny na tikety
  • Emailová oznámení jsou odesílána zákazníkům

Neaktivní poštovní schránky​

Když je poštovní schránka Neaktivní:

  • Žádné emaily nejsou načítány
  • Konfigurace je uložena pro pozdější použití
  • Může být kdykoli znovu aktivována