Hop til hovedindhold

Postkasser

Postkasser giver Helpdesk MX mulighed for automatisk at modtage kunde-e-mails og konvertere dem til supporttickets. De gør det også muligt for systemet at sende professionelle, brandede e-mailsvar direkte fra din supportadresse - hvilket sikrer, at hver kundeinteraktion forbliver konsistent og organiseret.

Hvad er en postkasse?​

En postkasse er en forbindelse til din support-e-mailkonto (som [email protected]). Når den er konfigureret, vil Helpdesk MX:

  • Automatisk tjekke for nye e-mails
  • Konvertere hver e-mail til en supportticket
  • Spore kundesamtaler med unikke ticketkoder
  • Sende dine svar tilbage via e-mail

Typer af postkasser​

Helpdesk MX understøtter flere måder at tilslutte din postkasse på:

Postkasse leveret af Helpdesk MX​

Dette er den nemmeste måde at komme i gang på. Du modtager en unik Helpdesk MX postkasseadresse (for eksempel [email protected]).

Du kan:

  • Bruge denne adresse direkte som din offentlige support-e-mail.
  • Eller opsætte en omdirigering fra din eksisterende e-mail (som [email protected]) til denne Helpdesk postkasse. For eksempel kan du i Gmail eller Outlook konfigurere omdirigering, så alle indgående beskeder automatisk sendes til din Helpdesk-adresse.

På denne måde vises alle dine kunde-e-mails øjeblikkeligt som tickets i Helpdesk MX.

Gmail via IMAP​

Hvis du foretrækker at bruge din eksisterende Gmail-postkasse, skal du tilslutte den direkte ved hjælp af IMAP. Helpdesk MX henter sikkert beskeder fra din Gmail-konto og sender svar gennem din Gmail SMTP.

Fordele:

  • Nem måde at tilslutte Gmail-konto på, da det kun kræver din e-mail og app-adgangskode.
  • E-mails forbliver synkroniserede med din Gmail-konto.
  • Du kan bruge din velkendte e-mailadresse (ingen omdirigering nødvendig).

Andre e-mailudbydere via IMAP eller POP3​

Du kan tilslutte næsten enhver tredjepartspostkasse ved hjælp af IMAP eller POP3.

Bare angiv:

  • Indgående server (IMAP/POP3)
  • Udgående server (SMTP)
  • Login-oplysninger og krypteringsdetaljer (SSL/TLS)

Denne metode er fleksibel og virker med de fleste e-mailudbydere.

Opsætning af e-mailudbyder​

For at tilslutte din support-e-mail til Helpdesk MX skal du konfigurere IMAP- eller POP3-indstillinger for indgående e-mails og SMTP-indstillinger for udgående e-mails. Processen er den samme for alle e-mailudbydere:

Trin til at konfigurere din postkasse​

  1. Sørg for, at IMAP eller POP3 er aktiveret i dine e-mailkontoindstillinger.
  2. Få dine postkasse-legitimationsoplysninger: brugernavn, adgangskode.
Bemærk

De fleste moderne e-mailudbydere kræver, at du bruger en App-adgangskode til at tilslutte tredjepartsapps som Helpdesk MX. I de fleste tilfælde skal du generere og bruge en App-adgangskode.

  1. Konfigurer indgående e-mailindstillinger:
  • Host: din mailserver (f.eks. imap.gmail.com eller mail.yourdomain.com)
  • Port: 993 for IMAP (SSL) eller 995 for POP3
  • Protocol: IMAP eller POP3
  • Encryption: SSL/TLS
  • Username: [email protected]
  • Password: App-adgangskode
  1. Konfigurer udgående e-mailindstillinger via SMTP (se nedenfor).

For at sende udgående e-mails (dit teams svar til kunder) skal du konfigurere SMTP-indstillinger. Dette sikrer, at alle beskeder leveres sikkert gennem din e-mailudbyder, samtidig med at en konsistent afsenderidentitet bevares.

  • SMTP Host: udgående mailserveradresse (f.eks. smtp.gmail.com)
  • SMTP Port: typisk 587 (TLS) eller 465 (SSL)
  • SMTP Username: dit e-mailkontos brugernavn
  • SMTP Password: App-adgangskode brugt til autentificering
  • SMTP Encryption: vælg mellem TLS eller SSL
  • SMTP Authentication Method: normalt LOGIN
  • Sender Email Address: e-mailadresse vist som afsender
  • Sender Display Name: venligt navn vist for modtagere

Flere postkasser​

Du kan konfigurere flere postkasser til forskellige formål og automatisk tildele tickets til tilsvarende afdeling, for eksempel:

Sådan fungerer e-mail-til-ticket​

Ny kunde-e-mail​

Når en kunde sender en ny e-mail til din supportadresse:

  1. Helpdesk MX henter e-mailen
  2. Opretter en ny ticket med en unik kode (f.eks. ABC-123-45678)
  3. Ticketkoden tilføjes til e-mailens emne
  4. Du ser ticketen i ticketgitteret

Kundesvar​

Når en kunde svarer på en ticket-e-mail:

  1. Helpdesk MX henter e-mailen fra din postkasse
  2. Tilføjer svaret til den eksisterende ticketsamtale
  3. Giver besked til det tildelte teammedlem
  4. Holder alle beskeder i én tråd

Dit teams svar​

Når du svarer på en ticket i Helpdesk MX:

  1. Din besked sendes via e-mail til kunden
  2. Ticketkoden forbliver i emnelinjen
  3. Kunden kan svare direkte til e-mailen
  4. Deres svar tilføjes automatisk til ticketen

Postkassestatus​

Aktive postkasser​

Når en postkasse er Aktiv:

  • Helpdesk MX tjekker for nye e-mails med den konfigurerede frekvens
  • Nye e-mails konverteres automatisk til tickets
  • E-mailnotifikationer sendes til kunder

Inaktive postkasser​

Når en postkasse er Inaktiv:

  • Ingen e-mails hentes
  • Konfiguration gemmes til senere brug
  • Kan genaktiveres når som helst