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Caselle di Posta

Le caselle di posta permettono a Helpdesk MX di ricevere automaticamente le email dei clienti e convertirle in ticket di supporto. Consentono anche al sistema di inviare risposte email professionali e brandizzate direttamente dal tuo indirizzo di supporto - assicurando che ogni interazione con il cliente rimanga coerente e organizzata.

Cos'è una Casella di Posta?​

Una casella di posta è una connessione al tuo account email di supporto (come [email protected]). Una volta configurato, Helpdesk MX:

  • Controllerà automaticamente le nuove email
  • Convertirà ogni email in un ticket di supporto
  • Traccerà le conversazioni dei clienti con codici ticket unici
  • Invierà le tue risposte via email

Tipi di Caselle di Posta​

Helpdesk MX supporta diversi modi per connettere la tua casella di posta:

Casella di Posta Fornita da Helpdesk MX​

Questo è il modo più semplice per iniziare. Ricevi un indirizzo casella di posta Helpdesk MX unico (per esempio [email protected]).

Puoi:

  • Usare questo indirizzo direttamente come tua email di supporto pubblica.
  • Oppure configurare un reindirizzamento dalla tua email esistente (come [email protected]) a questa casella Helpdesk. Per esempio, in Gmail o Outlook puoi configurare il reindirizzamento in modo che tutti i messaggi in arrivo vengano automaticamente inviati al tuo indirizzo Helpdesk.

In questo modo, tutte le email dei tuoi clienti appaiono istantaneamente come ticket in Helpdesk MX.

Gmail tramite IMAP​

Se preferisci usare la tua casella Gmail esistente, connettila direttamente usando IMAP. Helpdesk MX recupererà in modo sicuro i messaggi dal tuo account Gmail e invierà risposte tramite Gmail SMTP.

Vantaggi:

  • Modo facile per connettere l'account Gmail, poiché richiede solo la tua email e la password dell'app.
  • Le email rimangono sincronizzate con il tuo account Gmail.
  • Puoi usare il tuo indirizzo email familiare (nessun reindirizzamento necessario).

Altri Provider Email tramite IMAP o POP3​

Puoi connettere praticamente qualsiasi casella di posta di terze parti usando IMAP o POP3.

Basta fornire:

  • Server in entrata (IMAP/POP3)
  • Server in uscita (SMTP)
  • Credenziali di accesso e dettagli di crittografia (SSL/TLS)

Questo metodo è flessibile e funziona con la maggior parte dei provider di posta.

Configurazione Provider Email​

Per connettere la tua email di supporto a Helpdesk MX, devi configurare le impostazioni IMAP o POP3 per le email in entrata e le impostazioni SMTP per le email in uscita. Il processo è simile per tutti i provider email:

Passaggi per Configurare la Tua Casella di Posta​

  1. Assicurati che IMAP o POP3 sia abilitato nelle impostazioni del tuo account email.
  2. Ottieni le credenziali della tua casella di posta: nome utente, password.
Nota

La maggior parte dei provider email moderni richiede l'uso di una Password App per connettere app di terze parti come Helpdesk MX. Nella maggior parte dei casi è necessario generare e utilizzare una Password App.

  1. Configura le impostazioni email in entrata:
  • Host: il tuo server di posta (es. imap.gmail.com o mail.yourdomain.com)
  • Port: 993 per IMAP (SSL) o 995 per POP3
  • Protocol: IMAP o POP3
  • Encryption: SSL/TLS
  • Username: [email protected]
  • Password: Password App
  1. Configura le impostazioni email in uscita tramite SMTP (vedi sotto).

Per inviare email in uscita (le risposte del tuo team ai clienti), configura le impostazioni SMTP. Questo garantisce che tutti i messaggi vengano consegnati in modo sicuro tramite il tuo provider email mantenendo un'identità del mittente coerente.

  • SMTP Host: indirizzo del server di posta in uscita (es. smtp.gmail.com)
  • SMTP Port: tipicamente 587 (TLS) o 465 (SSL)
  • SMTP Username: nome utente del tuo account email
  • SMTP Password: Password App usata per l'autenticazione
  • SMTP Encryption: scegli tra TLS o SSL
  • SMTP Authentication Method: solitamente LOGIN
  • Sender Email Address: indirizzo email mostrato come mittente
  • Sender Display Name: nome amichevole mostrato ai destinatari

Più Caselle di Posta​

Puoi configurare più caselle di posta per scopi diversi e assegnare automaticamente i ticket al reparto corrispondente, per esempio:

Come Funziona Email-to-Ticket​

Nuova Email Cliente​

Quando un cliente invia una nuova email al tuo indirizzo di supporto:

  1. Helpdesk MX recupera l'email
  2. Crea un nuovo ticket con un codice unico (es. ABC-123-45678)
  3. Il codice del ticket viene aggiunto all'oggetto dell'email
  4. Vedi il ticket nella griglia dei ticket

Risposta Cliente​

Quando un cliente risponde a un'email di ticket:

  1. Helpdesk MX recupera l'email dalla tua casella di posta
  2. Aggiunge la risposta alla conversazione del ticket esistente
  3. Notifica il membro del team assegnato
  4. Mantiene tutti i messaggi in un unico thread

Risposta del Tuo Team​

Quando rispondi a un ticket in Helpdesk MX:

  1. Il tuo messaggio viene inviato via email al cliente
  2. Il codice del ticket rimane nell'oggetto
  3. Il cliente può rispondere direttamente all'email
  4. La sua risposta viene automaticamente aggiunta al ticket

Stato Casella di Posta​

Caselle di Posta Attive​

Quando una casella di posta è Attiva:

  • Helpdesk MX controlla le nuove email alla frequenza configurata
  • Le nuove email vengono automaticamente convertite in ticket
  • Le notifiche email vengono inviate ai clienti

Caselle di Posta Inattive​

Quando una casella di posta è Inattiva:

  • Nessuna email viene recuperata
  • La configurazione viene salvata per un uso successivo
  • Può essere riattivata in qualsiasi momento