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信箱

信箱讓 Helpdesk MX 自動接收客戶電子郵件並將其轉換為支援工單。 它們還使系統能夠直接從您的支援地址發送專業、有品牌的電子郵件回覆——確保每次客戶互動都保持一致且有組織。

什麼是信箱？​

信箱是連接到您的支援電子郵件帳戶（如 [email protected]）的連線。配置後，Helpdesk MX 將：

  • 自動檢查新電子郵件
  • 將每封電子郵件轉換為支援工單
  • 使用唯一的工單代碼追蹤客戶對話
  • 透過電子郵件發回您的回覆

信箱類型​

Helpdesk MX 支援多種連接信箱的方式：

Helpdesk MX 提供的信箱​

這是最簡單的入門方式。 您會收到一個唯一的 Helpdesk MX 信箱地址（例如 [email protected]）。

您可以：

  • 直接使用此地址作為您的公開支援電子郵件。
  • 或設定轉發從您現有的電子郵件（如 [email protected]）到此 Helpdesk 信箱。 例如，在 Gmail 或 Outlook 中，您可以配置轉發，這樣所有傳入訊息都會自動發送到您的 Helpdesk 地址。

這樣，您所有的客戶電子郵件都會立即作為工單出現在 Helpdesk MX 中。

透過 IMAP 的 Gmail​

如果您偏好使用現有的 Gmail 信箱，請使用 IMAP 直接連接它。 Helpdesk MX 將安全地從您的 Gmail 帳戶獲取訊息，並透過您的 Gmail SMTP 發送回覆。

優點：

  • 連接 Gmail 帳戶的簡單方式，因為只需要您的電子郵件和應用程式密碼。
  • 電子郵件與您的 Gmail 帳戶保持同步。
  • 您可以使用熟悉的電子郵件地址（無需轉發）。

透過 IMAP 或 POP3 的其他電子郵件提供商​

您可以使用 IMAP 或 POP3 連接幾乎任何第三方信箱。

只需提供：

  • 接收伺服器（IMAP/POP3）
  • 發送伺服器（SMTP）
  • 登入憑證和加密詳情（SSL/TLS）

這種方法靈活，適用於大多數郵件提供商。

電子郵件提供商設定​

要將您的支援電子郵件連接到 Helpdesk MX，您需要為接收電子郵件配置 IMAP 或 POP3 設定，並為發送電子郵件配置 SMTP 設定。 所有電子郵件提供商的流程都類似：

配置信箱的步驟​

  1. 確保在您的電子郵件帳戶設定中啟用了 IMAP 或 POP3。
  2. 獲取您的信箱憑證：使用者名稱、密碼。
注意

大多數現代電子郵件提供商要求使用應用程式密碼來連接第三方應用程式，如 Helpdesk MX。在大多數情況下，您需要生成並使用應用程式密碼。

  1. 配置接收電子郵件設定：
  • 主機：您的郵件伺服器（例如，imap.gmail.com 或 mail.yourdomain.com）
  • 連接埠：IMAP (SSL) 為 993 或 POP3 為 995
  • 協定：IMAP 或 POP3
  • 加密：SSL/TLS
  • 使用者名稱：[email protected]
  • 密碼：應用程式密碼
  1. 透過 SMTP 配置發送電子郵件設定（見下文）。

要發送外發電子郵件（您團隊對客戶的回覆），請配置 SMTP 設定。 這確保所有訊息透過您的電子郵件提供商安全傳遞，同時保持一致的發送者身份。

  • SMTP 主機：外發郵件伺服器地址（例如，smtp.gmail.com）
  • SMTP 連接埠：通常為 587 (TLS) 或 465 (SSL)
  • SMTP 使用者名稱：您的電子郵件帳戶使用者名稱
  • SMTP 密碼：用於驗證的應用程式密碼
  • SMTP 加密：在 TLS 或 SSL 之間選擇
  • SMTP 驗證方法：通常為 LOGIN
  • 發送者電子郵件地址：顯示為發送者的電子郵件地址
  • 發送者顯示名稱：向收件人顯示的友好名稱

多個信箱​

您可以為不同目的配置多個信箱，並自動將工單分配給相應的部門，例如：

電子郵件轉工單的運作方式​

新客戶電子郵件​

當客戶向您的支援地址發送新電子郵件時：

  1. Helpdesk MX 獲取電子郵件
  2. 建立帶有唯一代碼的新工單（例如，ABC-123-45678）
  3. 工單代碼被新增到電子郵件主旨
  4. 您在工單網格中看到工單

客戶回覆​

當客戶回覆工單電子郵件時：

  1. Helpdesk MX 從您的信箱獲取電子郵件
  2. 將回覆新增到現有工單對話
  3. 通知被分配的團隊成員
  4. 將所有訊息保留在一個執行緒中

您團隊的回覆​

當您在 Helpdesk MX 中回覆工單時：

  1. 您的訊息透過電子郵件發送給客戶
  2. 工單代碼保留在主旨行中
  3. 客戶可以直接回覆電子郵件
  4. 他們的回覆會自動新增到工單

信箱狀態​

活躍信箱​

當信箱為活躍時：

  • Helpdesk MX 以配置的頻率檢查新電子郵件
  • 新電子郵件自動轉換為工單
  • 電子郵件通知發送給客戶

非活躍信箱​

當信箱為非活躍時：

  • 不獲取電子郵件
  • 配置已儲存供以後使用
  • 可隨時重新啟用