Skip to main content

Sähköpostilaatikot

Sähköpostilaatikot antavat Helpdesk MX:n automaattisesti vastaanottaa asiakassähköposteja ja muuntaa ne tukitiketeiksi. Ne myös mahdollistavat järjestelmän lähettämään ammattimaisia, brändättyjä sähköpostivastauksia suoraan tukiosoitteestasi - varmistaen että jokainen asiakasinteraktio pysyy johdonmukaisena ja järjestyneenä.

Mikä on sähköpostilaatikko?​

Sähköpostilaatikko on yhteys tukisähköpostitiliisi (kuten [email protected]). Kun määritetty, Helpdesk MX:

  • Tarkistaa automaattisesti uudet sähköpostit
  • Muuntaa jokaisen sähköpostin tukitiketiksi
  • Seuraa asiakaskeskusteluja yksilöllisillä tikettikood

eilla

  • Lähettää vastauksesi takaisin sähköpostitse

Sähköpostilaatikkojen tyypit​

Helpdesk MX tukee useita tapoja yhdistää sähköpostilaatikkosi:

Helpdesk MX:n tarjoama sähköpostilaatikko​

Tämä on helpoin tapa aloittaa. Saat yksilöllisen Helpdesk MX -sähköpostiosoitteen (esimerkiksi [email protected]).

Voit:

  • Käyttää tätä osoitetta suoraan julkisena tukisähköpostinasi.
  • Tai määrittää uudelleenohjauksen olemassa olevasta sähköpostistasi (kuten [email protected]) tähän Helpdesk-sähköpostilaatikkoon. Esimerkiksi Gmailissa tai Outlookissa voit määrittää uudelleenohjauksen niin, että kaikki saapuvat viestit lähetetään automaattisesti Helpdesk-osoitteeseesi.

Tällä tavalla kaikki asiakassähköpostisi ilmestyvät välittömästi tiketteina Helpdesk MX:ssä.

Gmail IMAP:n kautta​

Jos haluat käyttää olemassa olevaa Gmail-sähköpostilaatikkoasi, yhdistä se suoraan IMAP:llä. Helpdesk MX hakee turvallisesti viestit Gmail-tililtäsi ja lähettää vastaukset Gmail SMTP:n kautta.

Edut:

  • Helppo tapa yhdistää Gmail-tili, sillä se vaatii vain sähköpostiosoitteesi ja sovellussalasanan.
  • Sähköpostit pysyvät synkronoituina Gmail-tilisi kanssa.
  • Voit käyttää tuttua sähköpostiosoitettasi (ei uudelleenohjausta tarvita).

Muut sähköpostipalveluntarjoajat IMAP:n tai POP3:n kautta​

Voit yhdistää lähes minkä tahansa kolmannen osapuolen sähköpostilaatikon käyttäen IMAP:ia tai POP3:a.

Anna vain:

  • Saapuva palvelin (IMAP/POP3)
  • Lähtevä palvelin (SMTP)
  • Kirjautumistunnukset ja salausyksityiskohdat (SSL/TLS)

Tämä menetelmä on joustava ja toimii useimpien sähköpostipalveluntarjoajien kanssa.

Sähköpostipalveluntarjoajan määritys​

Yhdistääksesi tukisähköpostisi Helpdesk MX:ään, sinun täytyy määrittää IMAP- tai POP3-asetukset saapuville sähköposteille ja SMTP-asetukset lähteville sähköposteille. Prosessi on samanlainen kaikille sähköpostipalveluntarjoajille:

Vaiheet sähköpostilaatikon määrittämiseksi​

  1. Varmista että IMAP tai POP3 on käytössä sähköpostitilisi asetuksissa.
  2. Hanki sähköpostilaatikkosi tunnukset: käyttäjänimi, salasana.
Huomautus

Useimmat modernit sähköpostipalveluntarjoajat vaativat Sovellussalasanan käyttämistä yhdistääkseen kolmannen osapuolen sovelluksia kuten Helpdesk MX. Useimmissa tapauksissa sinun täytyy luoda ja käyttää sovellussalasanaa.

  1. Määritä saapuvan sähköpostin asetukset:
  • Host: sähköpostipalvelimesi (esim. imap.gmail.com tai mail.yourdomain.com)
  • Port: 993 IMAP:lle (SSL) tai 995 POP3:lle
  • Protocol: IMAP tai POP3
  • Encryption: SSL/TLS
  • Username: [email protected]
  • Password: Sovellussalasana
  1. Määritä lähtevän sähköpostin asetukset SMTP:n kautta (katso alla).

Lähettääksesi lähteviä sähköposteja (tiimisi vastaukset asiakkaille), määritä SMTP-asetukset. Tämä varmistaa, että kaikki viestit toimitetaan turvallisesti sähköpostipalveluntarjoajasi kautta säilyttäen johdonmukaisen lähettäjän identiteetin.

  • SMTP Host: lähtevän postin palvelimen osoite (esim. smtp.gmail.com)
  • SMTP Port: tyypillisesti 587 (TLS) tai 465 (SSL)
  • SMTP Username: sähköpostitilisi käyttäjänimi
  • SMTP Password: Todennuksessa käytetty sovellussalasana
  • SMTP Encryption: valitse TLS tai SSL
  • SMTP Authentication Method: yleensä LOGIN
  • Sender Email Address: lähettäjänä näytettävä sähköpostiosoite
  • Sender Display Name: vastaanottajille näytettävä ystävällinen nimi

Useita sähköpostilaatikoita​

Voit määrittää useita sähköpostilaatikoita eri tarkoituksiin ja automaattisesti osoittaa tiketit vastaavaan osastoon, esimerkiksi:

Kuinka sähköposti-tiketti toimii​

Uusi asiakassähköposti​

Kun asiakas lähettää uuden sähköpostin tukiosoitteeseesi:

  1. Helpdesk MX hakee sähköpostin
  2. Luo uuden tiketin yksilöllisellä koodilla (esim. ABC-123-45678)
  3. Tikettikoodi lisätään sähköpostin aiheeseen
  4. Näet tiketin tikettiruudukossa

Asiakkaan vastaus​

Kun asiakas vastaa tikettisähköpostiin:

  1. Helpdesk MX hakee sähköpostin sähköpostilaatikostasi
  2. Lisää vastauksen olemassa olevaan tikettikeskusteluun
  3. Ilmoittaa osoitetulle tiimin jäsenelle
  4. Pitää kaikki viestit yhdessä ketjussa

Tiimisi vastaus​

Kun vastaat tikettiin Helpdesk MX:ssä:

  1. Viestisi lähetetään sähköpostitse asiakkaalle
  2. Tikettikoodi pysyy aiherivillä
  3. Asiakas voi vastata suoraan sähköpostiin
  4. Heidän vastauksensa lisätään automaattisesti tikettiin

Sähköpostilaatikon tila​

Aktiiviset sähköpostilaatikot​

Kun sähköpostilaatikko on Aktiivinen:

  • Helpdesk MX tarkistaa uudet sähköpostit määritetyllä taajuudella
  • Uudet sähköpostit muunnetaan automaattisesti tiketeiksi
  • Sähköposti-ilmoitukset lähetetään asiakkaille

Inaktiiviset sähköpostilaatikot​

Kun sähköpostilaatikko on Inaktiivinen:

  • Sähköposteja ei haeta
  • Määritys tallennetaan myöhempää käyttöä varten
  • Voidaan aktivoida uudelleen milloin tahansa