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메일함

메일함을 사용하면 Helpdesk MX가 자동으로 고객 이메일을 수신하고 지원 티켓으로 변환할 수 있습니다. 또한 시스템이 지원 주소에서 직접 전문적이고 브랜드화된 이메일 답장을 보낼 수 있도록 하여 모든 고객 상호 작용이 일관되고 체계적으로 유지되도록 합니다.

메일함이란 무엇인가요?​

메일함은 지원 이메일 계정(예: [email protected])에 대한 연결입니다. 구성이 완료되면 Helpdesk MX는:

  • 자동으로 새 이메일 확인
  • 각 이메일을 지원 티켓으로 변환
  • 고유한 티켓 코드로 고객 대화 추적
  • 이메일을 통해 답장 전송

메일함 유형​

Helpdesk MX는 메일함을 연결하는 여러 가지 방법을 지원합니다:

Helpdesk MX에서 제공하는 메일함​

시작하기 가장 쉬운 방법입니다. 고유한 Helpdesk MX 메일함 주소(예: [email protected])를 받습니다.

다음을 수행할 수 있습니다:

  • 이 주소를 공개 지원 이메일로 직접 사용.
  • 또는 기존 이메일(예: [email protected])에서 이 Helpdesk 메일함으로 리디렉션을 설정. 예를 들어 Gmail 또는 Outlook에서 모든 수신 메시지가 자동으로 Helpdesk 주소로 전송되도록 리디렉션을 구성할 수 있습니다.

이렇게 하면 모든 고객 이메일이 Helpdesk MX에 티켓으로 즉시 표시됩니다.

IMAP를 통한 Gmail​

기존 Gmail 메일함을 사용하려는 경우 IMAP를 사용하여 직접 연결하세요. Helpdesk MX는 Gmail 계정에서 메시지를 안전하게 가져오고 Gmail SMTP를 통해 답장을 보냅니다.

장점:

  • 이메일과 앱 비밀번호만 있으면 되므로 Gmail 계정을 쉽게 연결할 수 있습니다.
  • 이메일이 Gmail 계정과 동기화된 상태로 유지됩니다.
  • 익숙한 이메일 주소를 사용할 수 있습니다(리디렉션이 필요 없음).

IMAP 또는 POP3를 통한 기타 이메일 공급자​

IMAP 또는 POP3를 사용하여 거의 모든 타사 메일함을 연결할 수 있습니다.

다음을 제공하기만 하면 됩니다:

  • 수신 서버(IMAP/POP3)
  • 발신 서버(SMTP)
  • 로그인 자격 증명 및 암호화 세부 정보(SSL/TLS)

이 방법은 유연하며 대부분의 메일 공급자와 함께 작동합니다.

이메일 공급자 설정​

지원 이메일을 Helpdesk MX에 연결하려면 수신 이메일용 IMAP 또는 POP3 설정과 발신 이메일용 SMTP 설정을 구성해야 합니다. 프로세스는 모든 이메일 공급자에서 유사합니다:

메일함 구성 단계​

  1. 이메일 계정 설정에서 IMAP 또는 POP3가 활성화되어 있는지 확인합니다.
  2. 메일함 자격 증명을 얻습니다: 사용자 이름, 비밀번호.
참고

대부분의 최신 이메일 공급자는 Helpdesk MX와 같은 타사 앱을 연결하기 위해 앱 비밀번호 사용을 요구합니다. 대부분의 경우 앱 비밀번호를 생성하고 사용해야 합니다.

  1. 수신 이메일 설정을 구성합니다:
  • 호스트: 메일 서버(예: imap.gmail.com 또는 mail.yourdomain.com)
  • 포트: IMAP의 경우 993(SSL) 또는 POP3의 경우 995
  • 프로토콜: IMAP 또는 POP3
  • 암호화: SSL/TLS
  • 사용자 이름: [email protected]
  • 비밀번호: 앱 비밀번호
  1. SMTP를 통해 발신 이메일 설정을 구성합니다(아래 참조).

발신 이메일(팀의 고객에 대한 답장)을 보내려면 SMTP 설정을 구성하세요. 이렇게 하면 일관된 발신자 ID를 유지하면서 이메일 공급자를 통해 모든 메시지가 안전하게 전달됩니다.

  • SMTP 호스트: 발신 메일 서버 주소(예: smtp.gmail.com)
  • SMTP 포트: 일반적으로 587(TLS) 또는 465(SSL)
  • SMTP 사용자 이름: 이메일 계정 사용자 이름
  • SMTP 비밀번호: 인증에 사용되는 앱 비밀번호
  • SMTP 암호화: TLS 또는 SSL 중 선택
  • SMTP 인증 방법: 일반적으로 LOGIN
  • 발신자 이메일 주소: 발신자로 표시되는 이메일 주소
  • 발신자 표시 이름: 수신자에게 표시되는 친근한 이름

여러 메일함​

다양한 목적으로 여러 메일함을 구성하고 해당 부서에 티켓을 자동으로 할당할 수 있습니다. 예를 들어:

이메일-티켓 변환 작동 방식​

새 고객 이메일​

고객이 지원 주소로 새 이메일을 보내면:

  1. Helpdesk MX가 이메일을 가져옵니다
  2. 고유 코드(예: ABC-123-45678)로 새 티켓을 생성합니다
  3. 티켓 코드가 이메일 제목에 추가됩니다
  4. 티켓 그리드에서 티켓을 볼 수 있습니다

고객 답장​

고객이 티켓 이메일에 답장하면:

  1. Helpdesk MX가 메일함에서 이메일을 가져옵니다
  2. 기존 티켓 대화에 답장을 추가합니다
  3. 할당된 팀 구성원에게 알립니다
  4. 모든 메시지를 하나의 스레드로 유지합니다

팀의 답장​

Helpdesk MX에서 티켓에 답장하면:

  1. 메시지가 이메일을 통해 고객에게 전송됩니다
  2. 티켓 코드가 제목 줄에 유지됩니다
  3. 고객이 이메일에 직접 답장할 수 있습니다
  4. 답장이 자동으로 티켓에 추가됩니다

메일함 상태​

활성 메일함​

메일함이 활성 상태일 때:

  • Helpdesk MX가 구성된 빈도로 새 이메일을 확인합니다
  • 새 이메일이 자동으로 티켓으로 변환됩니다
  • 이메일 알림이 고객에게 전송됩니다

비활성 메일함​

메일함이 비활성 상태일 때:

  • 이메일을 가져오지 않습니다
  • 구성은 나중에 사용하기 위해 저장됩니다
  • 언제든지 다시 활성화할 수 있습니다