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Caixas de Correio

As caixas de correio permitem ao Helpdesk MX receber automaticamente emails de clientes e convertê-los em tickets de suporte. Também permitem ao sistema enviar respostas de email profissionais e com marca diretamente do seu endereço de suporte - garantindo que cada interação com o cliente permaneça consistente e organizada.

O que é uma Caixa de Correio?​

Uma caixa de correio é uma conexão com a sua conta de email de suporte (como [email protected]). Uma vez configurado, o Helpdesk MX irá:

  • Verificar automaticamente novos emails
  • Converter cada email num ticket de suporte
  • Acompanhar conversas de clientes com códigos de ticket únicos
  • Enviar as suas respostas de volta por email

Tipos de Caixas de Correio​

O Helpdesk MX suporta várias formas de conectar a sua caixa de correio:

Caixa de Correio Fornecida pelo Helpdesk MX​

Esta é a forma mais fácil de começar. Recebe um endereço de caixa de correio Helpdesk MX único (por exemplo [email protected]).

Pode:

  • Usar este endereço diretamente como o seu email de suporte público.
  • Ou configurar um redirecionamento do seu email existente (como [email protected]) para esta caixa de correio Helpdesk. Por exemplo, no Gmail ou Outlook pode configurar o redirecionamento para que todas as mensagens recebidas sejam automaticamente enviadas para o seu endereço Helpdesk.

Desta forma, todos os seus emails de clientes aparecem instantaneamente como tickets no Helpdesk MX.

Gmail via IMAP​

Se preferir usar a sua caixa de correio Gmail existente, conecte-a diretamente usando IMAP. O Helpdesk MX irá buscar mensagens de forma segura da sua conta Gmail e enviar respostas através do SMTP do Gmail.

Vantagens:

  • Forma fácil de conectar a conta Gmail, pois requer apenas o seu email e senha de aplicação.
  • Os emails permanecem sincronizados com a sua conta Gmail.
  • Pode usar o seu endereço de email familiar (não é necessário redirecionamento).

Outros Fornecedores de Email via IMAP ou POP3​

Pode conectar quase qualquer caixa de correio de terceiros usando IMAP ou POP3.

Basta fornecer:

  • Servidor de entrada (IMAP/POP3)
  • Servidor de saída (SMTP)
  • Credenciais de login e detalhes de encriptação (SSL/TLS)

Este método é flexível e funciona com a maioria dos fornecedores de email.

Configuração do Fornecedor de Email​

Para conectar o seu email de suporte ao Helpdesk MX, precisa de configurar as definições IMAP ou POP3 para emails de entrada e as definições SMTP para emails de saída. O processo é semelhante para todos os fornecedores de email:

Passos para Configurar a Sua Caixa de Correio​

  1. Certifique-se de que o IMAP ou POP3 está ativado nas configurações da sua conta de email.
  2. Obtenha as suas credenciais de caixa de correio: nome de utilizador, senha.
Nota

A maioria dos fornecedores de email modernos requer o uso de uma Senha de Aplicação para conectar aplicações de terceiros como o Helpdesk MX. Na maioria dos casos, precisa de gerar e usar uma Senha de Aplicação.

  1. Configure as definições de email de entrada:
  • Host: o seu servidor de email (por exemplo, imap.gmail.com ou mail.yourdomain.com)
  • Port: 993 para IMAP (SSL) ou 995 para POP3
  • Protocol: IMAP ou POP3
  • Encryption: SSL/TLS
  • Username: [email protected]
  • Password: Senha de Aplicação
  1. Configure as definições de email de saída via SMTP (veja abaixo).

Para enviar emails de saída (as respostas da sua equipa aos clientes), configure definições SMTP. Isto garante que todas as mensagens são entregues de forma segura através do seu fornecedor de email mantendo uma identidade de remetente consistente.

  • SMTP Host: endereço do servidor de email de saída (por exemplo, smtp.gmail.com)
  • SMTP Port: normalmente 587 (TLS) ou 465 (SSL)
  • SMTP Username: nome de utilizador da sua conta de email
  • SMTP Password: Senha de Aplicação usada para autenticação
  • SMTP Encryption: escolha entre TLS ou SSL
  • SMTP Authentication Method: normalmente LOGIN
  • Sender Email Address: endereço de email mostrado como remetente
  • Sender Display Name: nome amigável apresentado aos destinatários

Múltiplas Caixas de Correio​

Pode configurar múltiplas caixas de correio para diferentes fins e atribuir automaticamente tickets ao departamento correspondente, por exemplo:

Como Funciona Email-para-Ticket​

Novo Email de Cliente​

Quando um cliente envia um novo email para o seu endereço de suporte:

  1. O Helpdesk MX busca o email
  2. Cria um novo ticket com um código único (por exemplo, ABC-123-45678)
  3. O código do ticket é adicionado ao assunto do email
  4. Vê o ticket na grelha de tickets

Resposta do Cliente​

Quando um cliente responde a um email de ticket:

  1. O Helpdesk MX busca o email da sua caixa de correio
  2. Adiciona a resposta à conversa do ticket existente
  3. Notifica o membro da equipa atribuído
  4. Mantém todas as mensagens numa única thread

Resposta da Sua Equipa​

Quando responde a um ticket no Helpdesk MX:

  1. A sua mensagem é enviada por email ao cliente
  2. O código do ticket permanece na linha de assunto
  3. O cliente pode responder diretamente ao email
  4. A resposta dele é automaticamente adicionada ao ticket

Estado da Caixa de Correio​

Caixas de Correio Ativas​

Quando uma caixa de correio está Ativa:

  • O Helpdesk MX verifica novos emails na frequência configurada
  • Novos emails são automaticamente convertidos em tickets
  • Notificações de email são enviadas aos clientes

Caixas de Correio Inativas​

Quando uma caixa de correio está Inativa:

  • Não são buscados emails
  • A configuração é guardada para uso posterior
  • Pode ser reativada a qualquer momento