Перейти до основного вмісту

Поштові скриньки

Поштові скриньки дозволяють Helpdesk MX автоматично отримувати листи клієнтів та перетворювати їх на тікети підтримки. Вони також дозволяють системі надсилати професійні, брендовані відповіді електронною поштою безпосередньо з вашої адреси підтримки — забезпечуючи послідовність та організованість кожної взаємодії з клієнтом.

Що таке поштова скринька?​

Поштова скринька — це підключення до вашого облікового запису електронної пошти підтримки (наприклад, [email protected]). Після налаштування Helpdesk MX буде:

  • Автоматично перевіряти нові листи
  • Перетворювати кожен лист на тікет підтримки
  • Відстежувати розмови з клієнтами за унікальними кодами тікетів
  • Надсилати ваші відповіді назад електронною поштою

Типи поштових скриньок​

Helpdesk MX підтримує кілька способів підключення поштової скриньки:

Поштова скринька від Helpdesk MX​

Це найпростіший спосіб почати роботу. Ви отримуєте унікальну адресу поштової скриньки Helpdesk MX (наприклад, [email protected]).

Ви можете:

  • Використовувати цю адресу безпосередньо як публічну пошту підтримки.
  • Або налаштувати переадресацію з вашої існуючої пошти (наприклад, [email protected]) на цю скриньку Helpdesk. Наприклад, у Gmail або Outlook ви можете налаштувати переадресацію, щоб усі вхідні повідомлення автоматично надсилалися на вашу адресу Helpdesk.

Таким чином, усі листи ваших клієнтів миттєво з'являються як тікети в Helpdesk MX.

Gmail через IMAP​

Якщо ви віддаєте перевагу використанню вашої існуючої поштової скриньки Gmail, підключіть її безпосередньо через IMAP. Helpdesk MX безпечно отримуватиме повідомлення з вашого облікового запису Gmail та надсилатиме відповіді через Gmail SMTP.

Переваги:

  • Простий спосіб підключити обліковий запис Gmail, оскільки потрібні лише ваша пошта та пароль додатку.
  • Листи залишаються синхронізованими з вашим обліковим записом Gmail.
  • Ви можете використовувати звичну адресу електронної пошти (без переадресації).

Інші поштові провайдери через IMAP або POP3​

Ви можете підключити практично будь-яку сторонню поштову скриньку за допомогою IMAP або POP3.

Просто надайте:

  • Сервер вхідної пошти (IMAP/POP3)
  • Сервер вихідної пошти (SMTP)
  • Облікові дані та деталі шифрування (SSL/TLS)

Цей метод гнучкий і працює з більшістю поштових провайдерів.

Налаштування поштового провайдера​

Щоб підключити вашу пошту підтримки до Helpdesk MX, вам потрібно налаштувати параметри IMAP або POP3 для вхідних листів та параметри SMTP для вихідних листів. Процес подібний для всіх поштових провайдерів:

Кроки для налаштування поштової скриньки​

  1. Переконайтеся, що IMAP або POP3 увімкнено в налаштуваннях вашого облікового запису електронної пошти.
  2. Отримайте облікові дані поштової скриньки: ім'я користувача, пароль.
Примітка

Більшість сучасних поштових провайдерів вимагають використання Паролю додатку для підключення сторонніх додатків як Helpdesk MX. У більшості випадків вам потрібно згенерувати та використовувати Пароль додатку.

  1. Налаштуйте параметри вхідної пошти:
  • Host: ваш поштовий сервер (наприклад, imap.gmail.com або mail.yourdomain.com)
  • Port: 993 для IMAP (SSL) або 995 для POP3
  • Protocol: IMAP або POP3
  • Encryption: SSL/TLS
  • Username: [email protected]
  • Password: Пароль додатку
  1. Налаштуйте параметри вихідної пошти через SMTP (див. нижче).

Для надсилання вихідних листів (відповідей вашої команди клієнтам) налаштуйте параметри SMTP. Це забезпечує безпечну доставку всіх повідомлень через вашого поштового провайдера, зберігаючи послідовну ідентичність відправника.

  • SMTP Host: адреса сервера вихідної пошти (наприклад, smtp.gmail.com)
  • SMTP Port: зазвичай 587 (TLS) або 465 (SSL)
  • SMTP Username: ім'я користувача вашого облікового запису
  • SMTP Password: Пароль додатку для автентифікації
  • SMTP Encryption: виберіть між TLS або SSL
  • SMTP Authentication Method: зазвичай LOGIN
  • Sender Email Address: адреса електронної пошти, що відображається як відправник
  • Sender Display Name: дружнє ім'я, що відображається одержувачам

Кілька поштових скриньок​

Ви можете налаштувати кілька поштових скриньок для різних цілей та автоматично призначати тікети відповідному відділу, наприклад:

Як працює перетворення Email-на-Тікет​

Новий лист від клієнта​

Коли клієнт надсилає новий лист на вашу адресу підтримки:

  1. Helpdesk MX отримує лист
  2. Створює новий тікет з унікальним кодом (наприклад, ABC-123-45678)
  3. Код тікета додається до теми листа
  4. Ви бачите тікет у списку тікетів

Відповідь клієнта​

Коли клієнт відповідає на лист тікета:

  1. Helpdesk MX отримує лист з вашої поштової скриньки
  2. Додає відповідь до існуючої розмови тікета
  3. Сповіщає призначеного члена команди
  4. Зберігає всі повідомлення в одній нитці

Відповідь вашої команди​

Коли ви відповідаєте на тікет у Helpdesk MX:

  1. Ваше повідомлення надсилається електронною поштою клієнту
  2. Код тікета залишається в темі листа
  3. Клієнт може відповісти безпосередньо на лист
  4. Його відповідь автоматично додається до тікета

Статус поштової скриньки​

Активні поштові скриньки​

Коли поштова скринька Активна:

  • Helpdesk MX перевіряє нові листи з налаштованою частотою
  • Нові листи автоматично перетворюються на тікети
  • Сповіщення електронною поштою надсилаються клієнтам

Неактивні поштові скриньки​

Коли поштова скринька Неактивна:

  • Листи не отримуються
  • Конфігурація зберігається для подальшого використання
  • Може бути повторно активована в будь-який час