Przejdź do głównej zawartości

Skrzynki pocztowe

Skrzynki pocztowe pozwalają Helpdesk MX automatycznie otrzymywać emaile klientów i konwertować je na zgłoszenia wsparcia. Umożliwiają również systemowi wysyłanie profesjonalnych, markowych odpowiedzi email bezpośrednio z Twojego adresu wsparcia - zapewniając, że każda interakcja z klientem pozostaje spójna i zorganizowana.

Co to jest skrzynka pocztowa?​

Skrzynka pocztowa to połączenie z Twoim kontem email wsparcia (np. [email protected]). Po skonfigurowaniu Helpdesk MX będzie:

  • Automatycznie sprawdzać nowe emaile
  • Konwertować każdy email na zgłoszenie wsparcia
  • Śledzić rozmowy z klientami przy użyciu unikalnych kodów zgłoszeń
  • Wysyłać Twoje odpowiedzi z powrotem przez email

Typy skrzynek pocztowych​

Helpdesk MX obsługuje kilka sposobów podłączenia skrzynki pocztowej:

Skrzynka pocztowa dostarczona przez Helpdesk MX​

To najłatwiejszy sposób na rozpoczęcie. Otrzymujesz unikalny adres skrzynki pocztowej Helpdesk MX (na przykład [email protected]).

Możesz:

  • Używać tego adresu bezpośrednio jako publicznego emaila wsparcia.
  • Lub skonfigurować przekierowanie z istniejącego emaila (np. [email protected]) na tę skrzynkę Helpdesk. Na przykład w Gmail lub Outlook możesz skonfigurować przekierowanie, tak aby wszystkie przychodzące wiadomości były automatycznie wysyłane na Twój adres Helpdesk.

W ten sposób wszystkie emaile klientów natychmiast pojawiają się jako zgłoszenia w Helpdesk MX.

Gmail przez IMAP​

Jeśli wolisz używać swojej istniejącej skrzynki Gmail, podłącz ją bezpośrednio za pomocą IMAP. Helpdesk MX bezpiecznie pobierze wiadomości z Twojego konta Gmail i wyśle odpowiedzi przez Gmail SMTP.

Zalety:

  • Łatwy sposób na podłączenie konta Gmail, ponieważ wymaga tylko emaila i hasła aplikacji.
  • Emaile pozostają zsynchronizowane z Twoim kontem Gmail.
  • Możesz używać swojego znanego adresu email (bez konieczności przekierowania).

Inni dostawcy email przez IMAP lub POP3​

Możesz podłączyć prawie każdą skrzynkę pocztową strony trzeciej używając IMAP lub POP3.

Wystarczy podać:

  • Serwer przychodzący (IMAP/POP3)
  • Serwer wychodzący (SMTP)
  • Dane logowania i szczegóły szyfrowania (SSL/TLS)

Ta metoda jest elastyczna i działa z większością dostawców poczty.

Konfiguracja dostawcy email​

Aby połączyć swój email wsparcia z Helpdesk MX, musisz skonfigurować ustawienia IMAP lub POP3 dla przychodzących emaili oraz ustawienia SMTP dla wychodzących emaili. Proces jest podobny dla wszystkich dostawców email:

Kroki konfiguracji skrzynki pocztowej​

  1. Upewnij się, że IMAP lub POP3 jest włączone w ustawieniach konta email.
  2. Uzyskaj dane logowania do skrzynki: nazwa użytkownika, hasło.
Uwaga

Większość nowoczesnych dostawców email wymaga używania Hasła aplikacji do łączenia aplikacji stron trzecich takich jak Helpdesk MX. W większości przypadków musisz wygenerować i użyć Hasła aplikacji.

  1. Skonfiguruj ustawienia przychodzących emaili:
  • Host: Twój serwer pocztowy (np. imap.gmail.com lub mail.yourdomain.com)
  • Port: 993 dla IMAP (SSL) lub 995 dla POP3
  • Protocol: IMAP lub POP3
  • Encryption: SSL/TLS
  • Username: [email protected]
  • Password: Hasło aplikacji
  1. Skonfiguruj ustawienia wychodzących emaili przez SMTP (patrz poniżej).

Aby wysyłać wychodzące emaile (odpowiedzi Twojego zespołu do klientów), skonfiguruj ustawienia SMTP. To zapewnia, że wszystkie wiadomości są dostarczane bezpiecznie przez Twojego dostawcę email, zachowując spójną tożsamość nadawcy.

  • SMTP Host: adres serwera poczty wychodzącej (np. smtp.gmail.com)
  • SMTP Port: zazwyczaj 587 (TLS) lub 465 (SSL)
  • SMTP Username: nazwa użytkownika konta email
  • SMTP Password: Hasło aplikacji używane do uwierzytelniania
  • SMTP Encryption: wybierz między TLS lub SSL
  • SMTP Authentication Method: zazwyczaj LOGIN
  • Sender Email Address: adres email wyświetlany jako nadawca
  • Sender Display Name: przyjazna nazwa wyświetlana odbiorcom

Wiele skrzynek pocztowych​

Możesz skonfigurować wiele skrzynek pocztowych do różnych celów i automatycznie przypisywać zgłoszenia do odpowiedniego działu, na przykład:

Jak działa konwersja Email-na-Zgłoszenie​

Nowy email od klienta​

Gdy klient wysyła nowy email na Twój adres wsparcia:

  1. Helpdesk MX pobiera email
  2. Tworzy nowe zgłoszenie z unikalnym kodem (np. ABC-123-45678)
  3. Kod zgłoszenia jest dodawany do tematu emaila
  4. Widzisz zgłoszenie w siatce zgłoszeń

Odpowiedź klienta​

Gdy klient odpowiada na email zgłoszenia:

  1. Helpdesk MX pobiera email z Twojej skrzynki pocztowej
  2. Dodaje odpowiedź do istniejącej rozmowy zgłoszenia
  3. Powiadamia przypisanego członka zespołu
  4. Zachowuje wszystkie wiadomości w jednym wątku

Odpowiedź Twojego zespołu​

Gdy odpowiadasz na zgłoszenie w Helpdesk MX:

  1. Twoja wiadomość jest wysyłana emailem do klienta
  2. Kod zgłoszenia pozostaje w temacie wiadomości
  3. Klient może odpowiedzieć bezpośrednio na email
  4. Jego odpowiedź jest automatycznie dodawana do zgłoszenia

Status skrzynki pocztowej​

Aktywne skrzynki pocztowe​

Gdy skrzynka pocztowa jest Aktywna:

  • Helpdesk MX sprawdza nowe emaile z skonfigurowaną częstotliwością
  • Nowe emaile są automatycznie konwertowane na zgłoszenia
  • Powiadomienia email są wysyłane do klientów

Nieaktywne skrzynki pocztowe​

Gdy skrzynka pocztowa jest Nieaktywna:

  • Emaile nie są pobierane
  • Konfiguracja jest zapisana do późniejszego użycia
  • Może być reaktywowana w dowolnym momencie