กล่องจดหมาย
กล่องจดหมายช่วยให้Helpdesk MXสามารถรับอีเมลลูกค้าโดยอัตโนมัติและแปลงเป็นตั๋วสนับสนุน นอกจากนี้ยังช่วยให้ระบบสามารถส่งการตอบกลับอีเมลที่เป็นมืออาชีพและมีแบรนด์โดยตรงจากที่อยู่สนับสนุนของคุณ - เพื่อให้แน่ใจว่าทุกการโต้ตอบกับลูกค้ายังคงสม่ำเสมอและเป็นระเบียบ
กล่องจดหมายคืออะไร?
กล่องจดหมายคือการเชื่อมต่อกับบัญชีอีเมลสนับสนุนของคุณ (เช่น [email protected]) เมื่อกำหนดค่าแล้ว Helpdesk MX จะ:
- ตรวจสอบอีเมลใหม่โดยอัตโนมัติ
- แปลงอีเมลแต่ละฉบับเป็นตั๋วสนับสนุน
- ติดตามการสนทนากับลูกค้าด้วยรหัสตั๋วเฉพาะ
- ส่งการตอบกลับของคุณกลับผ่านอีเมล
ประเภทของกล่องจดหมาย
Helpdesk MX รองรับหลายวิธีในการเชื่อมต่อกล่องจดหมายของคุณ:
กล่องจดหมายที่ให้บริการโดย Helpdesk MX
นี่เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการเริ่มต้น
คุณจะได้รับที่อยู่กล่องจดหมาย Helpdesk MXที่ไม่ซ้ำกัน (ตัวอย่างเช่น [email protected])
คุณสามารถ:
- ใช้ที่อยู่นี้โดยตรงเป็นอีเมลสนับสนุนสาธารณะของคุณ
- หรือตั้งค่าการเปลี่ยนเส้นทางจากอีเมลที่มีอยู่ของคุณ (เช่น
[email protected]) ไปยังกล่องจดหมาย Helpdesk นี้ ตัวอย่างเช่น ใน Gmail หรือ Outlook คุณสามารถกำหนดค่าการเปลี่ยนเส้นทางเพื่อให้ข้อความขาเข้าทั้งหมดถูกส่งไปยังที่อยู่ Helpdesk ของคุณโดยอัตโนมัติ
ด้วยวิธีนี้ อีเมลลูกค้าทั้งหมดของคุณจะปรากฏเป็นตั๋วใน Helpdesk MX ทันที
Gmail ผ่าน IMAP
หากคุณต้องการใช้กล่องจดหมาย Gmail ที่มีอยู่ของคุณ เชื่อมต่อโดยตรงโดยใช้ IMAP Helpdesk MX จะดึงข้อความจากบัญชี Gmail ของคุณอย่างปลอดภัยและส่งการตอบกลับผ่าน Gmail SMTP ของคุณ
ข้อดี:
- วิธีง่ายๆ ในการเชื่อมต่อบัญชี Gmail เนื่องจากต้องใช้เพียงอีเมลและรหัสผ่านแอปของคุณ
- อีเมลยังคงซิงค์กับบัญชี Gmail ของคุณ
- คุณสามารถใช้ที่อยู่อีเมลที่คุ้นเคยได้ (ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนเส้นทาง)
ผู้ให้บริการอีเมลอื่นๆ ผ่าน IMAP หรือ POP3
คุณสามารถเชื่อมต่อเกือบทุกกล่องจดหมายบุคคลที่สามโดยใช้ IMAP หรือ POP3
เพียงแค่ระบุ:
- เซิร์ฟเวอร์ขาเข้า (IMAP/POP3)
- เซิร์ฟเวอร์ขาออก (SMTP)
- ข้อมูลรับรองการเข้าสู่ระบบและรายละเอียดการเข้ารหัส (SSL/TLS)
วิธีนี้มีความยืดหยุ่นและทำงานกับผู้ให้บริการจดหมายส่วนใหญ่
การตั้งค่าผู้ให้บริการอีเมล
เพื่อเชื่อมต่ออีเมลสนับสนุนของคุณกับ Helpdesk MX คุณต้องกำหนดค่าการตั้งค่าIMAPหรือPOP3สำหรับอีเมลขาเข้าและการตั้งค่าSMTPสำหรับอีเมลขาออก กระบวนการนี้คล้ายคลึงกันสำหรับผู้ให้บริการอีเมลทั้งหมด:
ขั้นตอนการกำหนดค่ากล่องจดหมายของคุณ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่า IMAP หรือ POP3 เปิดใช้งานในการตั้งค่าบัญชีอีเมลของคุณ
- รับข้อมูลรับรองกล่องจดหมายของคุณ: ชื่อผู้ใช้ รหัสผ่าน
ผู้ให้บริการอีเมลสมัยใหม่ส่วนใหญ่ต้องการใช้รหัสผ่านแอปเพื่อเชื่อมต่อแอปบุคคลที่สาม เช่น Helpdesk MX ในกรณีส่วนใหญ่คุณต้องสร้างและใช้รหัสผ่านแอป
- กำหนดค่าการตั้งค่าอีเมลขาเข้า:
- Host: เซิร์ฟเวอร์จดหมายของคุณ (เช่น imap.gmail.com หรือ mail.yourdomain.com)
- Port: 993 สำหรับ IMAP (SSL) หรือ 995 สำหรับ POP3
- Protocol: IMAP หรือ POP3
- Encryption: SSL/TLS
- Username: [email protected]
- Password: รหัสผ่านแอป
- กำหนดค่าการตั้งค่าอีเมลขาออกผ่าน SMTP (ดูด้านล่าง)
เพื่อส่งอีเมลขาออก (การตอบกลับของทีมของคุณให้กับลูกค้า) ให้กำหนดค่าการตั้งค่า SMTP สิ่งนี้ทำให้แน่ใจว่าข้อความทั้งหมดถูกส่งอย่างปลอดภัยผ่านผู้ให้บริการอีเมลของคุณในขณะที่รักษาตัวตนผู้ส่งที่สม่ำเสมอ
- SMTP Host: ที่อยู่เซิร์ฟเวอร์จดหมายขาออก (เช่น
smtp.gmail.com) - SMTP Port: โดยทั่วไป
587(TLS) หรือ465(SSL) - SMTP Username: ชื่อผู้ใช้บัญชีอีเมลของคุณ
- SMTP Password: รหัสผ่านแอปที่ใช้สำหรับการตรวจสอบสิทธิ์
- SMTP Encryption: เลือกระหว่าง
TLSหรือSSL - SMTP Authentication Method: โดยปกติ
LOGIN - Sender Email Address: ที่อยู่อีเมลที่แสดงเป็นผู้ส่ง
- Sender Display Name: ชื่อที่เป็นมิตรที่แสดงให้กับผู้รับ
กล่องจดหมายหลายรายการ
คุณสามารถกำหนดค่ากล่องจดหมายหลายรายการสำหรับวัตถุประสงค์ต่างๆ และมอบหมายตั๋วให้กับแผนกที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น:
- [email protected] → แผนกสนับสนุนทั่วไป
- [email protected] → แผนกขาย
- [email protected] → แผนกคืนสินค้า
วิธีการทำงานของอีเมลเป็นตั๋ว
อีเมลลูกค้าใหม่
เมื่อลูกค้าส่งอีเมลใหม่ไปยังที่อยู่สนับสนุนของคุณ:
- Helpdesk MX ดึงอีเมล
- สร้างตั๋วใหม่ด้วยรหัสเฉพาะ (เช่น ABC-123-45678)
- รหัสตั๋วถูกเพิ่มลงในหัวเรื่องอีเมล
- คุณเห็นตั๋วในตารางตั๋ว
การตอบกลับของลูกค้า
เมื่อลูกค้าตอบกลับอีเมลตั๋ว:
- Helpdesk MX ดึงอีเมลจากกล่องจดหมายของคุณ
- เพิ่มการตอบกลับลงในการสนทนาตั๋วที่มีอยู่
- แจ้งเตือนสมาชิกในทีมที่ได้รับมอบหมาย
- เก็บข้อความทั้งหมดไว้ในเธรดเดียว
การตอบกลับของทีมของคุณ
เมื่อคุณตอบกลับตั๋วใน Helpdesk MX:
- ข้อความของคุณถูกส่งทางอีเมลไปยังลูกค้า
- รหัสตั๋วยังคงอยู่ในบรรทัดหัวเรื่อง
- ลูกค้าสามารถตอบกลับอีเมลโดยตรง
- การตอบกลับของพวกเขาจะถูกเพิ่มลงในตั๋วโดยอัตโนมัติ
สถานะกล่องจดหมาย
กล่องจดหมายที่ใช้งานอยู่
เมื่อกล่องจดหมายใช้งานอยู่:
- Helpdesk MX ตรวจสอบอีเมลใหม่ที่ความถี่ที่กำหนดค่าไว้
- อีเมลใหม่จะถูกแปลงเป็นตั๋วโดยอัตโนมัติ
- การแจ้งเตือนทางอีเมลจะถูกส่งไปยังลูกค้า
กล่องจดหมายที่ไม่ใช้งาน
เมื่อกล่องจดหมายไม่ใช้งาน:
- ไม่มีการดึงอีเมล
- การกำหนดค่าถูกบันทึกไว้เพื่อใช้ในภายหลัง
- สามารถเปิดใช้งานใหม่ได้ทุกเมื่อ