Ga naar hoofdinhoud

Mailboxes

Mailboxes stellen Helpdesk MX in staat om automatisch klant-e-mails te ontvangen en om te zetten in supporttickets. Ze stellen het systeem ook in staat om professionele, merkgebonden e-mailantwoorden rechtstreeks vanaf uw supportadres te verzenden - waardoor elke klantinteractie consistent en georganiseerd blijft.

Wat is een Mailbox?​

Een mailbox is een verbinding met uw support-e-mailaccount (zoals [email protected]). Eenmaal geconfigureerd, zal Helpdesk MX:

  • Automatisch controleren op nieuwe e-mails
  • Elke e-mail omzetten in een supportticket
  • Klantgesprekken bijhouden met unieke ticketcodes
  • Uw antwoorden terugsturen via e-mail

Types Mailboxes​

Helpdesk MX ondersteunt verschillende manieren om uw mailbox te verbinden:

Mailbox aangeboden door Helpdesk MX​

Dit is de gemakkelijkste manier om te beginnen. U ontvangt een uniek Helpdesk MX mailbox adres (bijvoorbeeld [email protected]).

U kunt:

  • Dit adres direct gebruiken als uw openbare support-e-mail.
  • Of een doorstuuroptie instellen vanaf uw bestaande e-mail (zoals [email protected]) naar deze Helpdesk mailbox. Bijvoorbeeld, in Gmail of Outlook kunt u doorsturen configureren zodat alle inkomende berichten automatisch naar uw Helpdesk-adres worden gestuurd.

Op deze manier verschijnen al uw klant-e-mails direct als tickets in Helpdesk MX.

Gmail via IMAP​

Als u liever uw bestaande Gmail mailbox gebruikt, verbind deze dan direct via IMAP. Helpdesk MX haalt veilig berichten op uit uw Gmail-account en stuurt antwoorden via uw Gmail SMTP.

Voordelen:

  • Gemakkelijke manier om Gmail-account te verbinden, omdat het alleen uw e-mail en app-wachtwoord vereist.
  • E-mails blijven gesynchroniseerd met uw Gmail-account.
  • U kunt uw vertrouwde e-mailadres gebruiken (geen doorsturen nodig).

Andere e-mailproviders via IMAP of POP3​

U kunt bijna elke externe mailbox verbinden via IMAP of POP3.

Verstrek gewoon:

  • Inkomende server (IMAP/POP3)
  • Uitgaande server (SMTP)
  • Inloggegevens en encryptiedetails (SSL/TLS)

Deze methode is flexibel en werkt met de meeste e-mailproviders.

E-mailprovider instellen​

Om uw support-e-mail te verbinden met Helpdesk MX, moet u IMAP of POP3 instellingen configureren voor inkomende e-mails en SMTP instellingen voor uitgaande e-mails. Het proces is vergelijkbaar voor alle e-mailproviders:

Stappen om uw Mailbox te configureren​

  1. Zorg ervoor dat IMAP of POP3 is ingeschakeld in uw e-mailaccount instellingen.
  2. Verkrijg uw mailbox-inloggegevens: gebruikersnaam, wachtwoord.
Opmerking

De meeste moderne e-mailproviders vereisen het gebruik van een App-wachtwoord om apps van derden zoals Helpdesk MX te verbinden. In de meeste gevallen moet u een App-wachtwoord genereren en gebruiken.

  1. Configureer instellingen voor inkomende e-mail:
  • Host: uw mailserver (bijv. imap.gmail.com of mail.yourdomain.com)
  • Port: 993 voor IMAP (SSL) of 995 voor POP3
  • Protocol: IMAP of POP3
  • Encryption: SSL/TLS
  • Username: [email protected]
  • Password: App-wachtwoord
  1. Configureer instellingen voor uitgaande e-mail via SMTP (zie hieronder).

Om uitgaande e-mails te verzenden (de antwoorden van uw team aan klanten), configureer SMTP-instellingen. Dit zorgt ervoor dat alle berichten veilig worden afgeleverd via uw e-mailprovider terwijl een consistente afzenderidentiteit behouden blijft.

  • SMTP Host: adres van uitgaande mailserver (bijv. smtp.gmail.com)
  • SMTP Port: meestal 587 (TLS) of 465 (SSL)
  • SMTP Username: gebruikersnaam van uw e-mailaccount
  • SMTP Password: App-wachtwoord gebruikt voor authenticatie
  • SMTP Encryption: kies tussen TLS of SSL
  • SMTP Authentication Method: meestal LOGIN
  • Sender Email Address: e-mailadres getoond als afzender
  • Sender Display Name: vriendelijke naam getoond aan ontvangers

Meerdere Mailboxes​

U kunt meerdere mailboxes configureren voor verschillende doeleinden en tickets automatisch toewijzen aan de corresponderende afdeling, bijvoorbeeld:

Hoe E-mail-naar-Ticket werkt​

Nieuwe klant-e-mail​

Wanneer een klant een nieuwe e-mail stuurt naar uw supportadres:

  1. Helpdesk MX haalt de e-mail op
  2. Maakt een nieuw ticket aan met een unieke code (bijv. ABC-123-45678)
  3. De ticketcode wordt toegevoegd aan het e-mailonderwerp
  4. U ziet het ticket in het ticketoverzicht

Klantantwoord​

Wanneer een klant antwoordt op een ticket-e-mail:

  1. Helpdesk MX haalt de e-mail op uit uw mailbox
  2. Voegt het antwoord toe aan het bestaande ticketgesprek
  3. Informeert het toegewezen teamlid
  4. Houdt alle berichten in één thread

Antwoord van uw team​

Wanneer u antwoordt op een ticket in Helpdesk MX:

  1. Uw bericht wordt per e-mail naar de klant verzonden
  2. De ticketcode blijft in de onderwerpregel staan
  3. Klant kan direct op de e-mail antwoorden
  4. Hun antwoord wordt automatisch aan het ticket toegevoegd

Mailbox Status​

Actieve Mailboxes​

Wanneer een mailbox Actief is:

  • Helpdesk MX controleert op nieuwe e-mails met de geconfigureerde frequentie
  • Nieuwe e-mails worden automatisch omgezet in tickets
  • E-mailmeldingen worden naar klanten gestuurd

Inactieve Mailboxes​

Wanneer een mailbox Inactief is:

  • Er worden geen e-mails opgehaald
  • Configuratie wordt bewaard voor later gebruik
  • Kan op elk moment opnieuw worden geactiveerd