Ana içeriğe geç

Posta Kutuları

Posta Kutuları, Helpdesk MX'in müşteri e-postalarını otomatik olarak almasını ve bunları destek taleplerire dönüştürmesini sağlar. Ayrıca sistemin profesyonel, markalı e-posta yanıtlarını doğrudan destek adresinizden göndermesini sağlar - her müşteri etkileşiminin tutarlı ve organize kalmasını garanti eder.

Posta Kutusu Nedir?​

Posta kutusu, destek e-posta hesabınıza ([email protected] gibi) bir bağlantıdır. Yapılandırıldıktan sonra, Helpdesk MX:

  • Yeni e-postaları otomatik olarak kontrol eder
  • Her e-postayı bir destek talebine dönüştürür
  • Benzersiz destek talebi kodlarıyla müşteri konuşmalarını izler
  • Yanıtlarınızı e-posta yoluyla geri gönderir

Posta Kutusu Türleri​

Helpdesk MX, posta kutunuzu bağlamak için çeşitli yolları destekler:

Helpdesk MX Tarafından Sağlanan Posta Kutusu​

Bu, başlamanın en kolay yoludur. Benzersiz bir Helpdesk MX posta kutusu adresi alırsınız (örneğin [email protected]).

Şunları yapabilirsiniz:

  • Bu adresi doğrudan herkese açık destek e-postanız olarak kullanabilirsiniz.
  • Veya mevcut e-postanızdan ([email protected] gibi) bu Helpdesk posta kutusuna bir yönlendirme ayarlayın. Örneğin, Gmail veya Outlook'ta tüm gelen mesajların otomatik olarak Helpdesk adresinize gönderilmesi için yönlendirme yapılandırabilirsiniz.

Bu şekilde, tüm müşteri e-postalarınız anında Helpdesk MX'te destek talepleri olarak görünür.

IMAP ile Gmail​

Mevcut Gmail posta kutunuzu kullanmayı tercih ederseniz, IMAP kullanarak doğrudan bağlayın. Helpdesk MX, Gmail hesabınızdan mesajları güvenli bir şekilde alır ve Gmail SMTP aracılığıyla yanıtlar gönderir.

Avantajlar:

  • Gmail hesabını bağlamanın kolay yolu, çünkü sadece e-postanız ve uygulama şifreniz gerekir.
  • E-postalar Gmail hesabınızla senkronize kalır.
  • Tanıdık e-posta adresinizi kullanabilirsiniz (yönlendirme gerekmez).

IMAP veya POP3 ile Diğer E-posta Sağlayıcıları​

IMAP veya POP3 kullanarak neredeyse herhangi bir üçüncü taraf posta kutusunu bağlayabilirsiniz.

Sadece şunları sağlayın:

  • Gelen sunucu (IMAP/POP3)
  • Giden sunucu (SMTP)
  • Giriş kimlik bilgileri ve şifreleme detayları (SSL/TLS)

Bu yöntem esnektir ve çoğu posta sağlayıcısıyla çalışır.

E-posta Sağlayıcı Kurulumu​

Destek e-postanızı Helpdesk MX'e bağlamak için, gelen e-postalar için IMAP veya POP3 ayarlarını ve giden e-postalar için SMTP ayarlarını yapılandırmanız gerekir. Süreç tüm e-posta sağlayıcıları için benzerdir:

Posta Kutunuzu Yapılandırma Adımları​

  1. E-posta hesabı ayarlarınızda IMAP veya POP3'ün etkinleştirildiğinden emin olun.
  2. Posta kutusu kimlik bilgilerinizi edinin: kullanıcı adı, şifre.
Not

Çoğu modern e-posta sağlayıcısı, Helpdesk MX gibi üçüncü taraf uygulamaları bağlamak için bir Uygulama Şifresi kullanmayı gerektirir. Çoğu durumda bir Uygulama Şifresi oluşturmanız ve kullanmanız gerekir.

  1. Gelen e-posta ayarlarını yapılandırın:
  • Host: posta sunucunuz (örn. imap.gmail.com veya mail.yourdomain.com)
  • Port: IMAP (SSL) için 993 veya POP3 için 995
  • Protocol: IMAP veya POP3
  • Encryption: SSL/TLS
  • Username: [email protected]
  • Password: Uygulama Şifresi
  1. SMTP aracılığıyla giden e-posta ayarlarını yapılandırın (aşağıya bakın).

Giden e-postaları (ekibinizin müşterilere yanıtları) göndermek için SMTP ayarlarını yapılandırın. Bu, tutarlı bir gönderen kimliğini korurken tüm mesajların e-posta sağlayıcınız aracılığıyla güvenli bir şekilde iletilmesini sağlar.

  • SMTP Host: giden posta sunucusu adresi (örn. smtp.gmail.com)
  • SMTP Port: genellikle 587 (TLS) veya 465 (SSL)
  • SMTP Username: e-posta hesabı kullanıcı adınız
  • SMTP Password: kimlik doğrulama için kullanılan Uygulama Şifresi
  • SMTP Encryption: TLS veya SSL arasında seçim yapın
  • SMTP Authentication Method: genellikle LOGIN
  • Sender Email Address: gönderen olarak gösterilen e-posta adresi
  • Sender Display Name: alıcılara gösterilen dostça ad

Birden Fazla Posta Kutusu​

Farklı amaçlar için birden fazla posta kutusu yapılandırabilir ve destek taleplerini otomatik olarak ilgili departmana atayabilirsiniz, örneğin:

E-posta-Destek Talebi Nasıl Çalışır​

Yeni Müşteri E-postası​

Bir müşteri destek adresinize yeni bir e-posta gönderdiğinde:

  1. Helpdesk MX e-postayı alır
  2. Benzersiz bir kod (örn. ABC-123-45678) ile yeni bir destek talebi oluşturur
  3. Destek talebi kodu e-posta konusuna eklenir
  4. Destek talebi listesinde destek talebini görürsünüz

Müşteri Yanıtı​

Bir müşteri bir destek talebi e-postasını yanıtladığında:

  1. Helpdesk MX posta kutunuzdan e-postayı alır
  2. Mevcut destek talebi konuşmasına yanıtı ekler
  3. Atanan ekip üyesini bilgilendirir
  4. Tüm mesajları bir iş parçacığında tutar

Ekibinizin Yanıtı​

Helpdesk MX'te bir destek talebini yanıtladığınızda:

  1. Mesajınız müşteriye e-posta yoluyla gönderilir
  2. Destek talebi kodu konu satırında kalır
  3. Müşteri doğrudan e-postayı yanıtlayabilir
  4. Yanıtları otomatik olarak destek talebine eklenir

Posta Kutusu Durumu​

Aktif Posta Kutuları​

Bir posta kutusu Aktif olduğunda:

  • Helpdesk MX yapılandırılan sıklıkta yeni e-postaları kontrol eder
  • Yeni e-postalar otomatik olarak destek taleplerire dönüştürülür
  • E-posta bildirimleri müşterilere gönderilir

Pasif Posta Kutuları​

Bir posta kutusu Pasif olduğunda:

  • E-postalar alınmaz
  • Yapılandırma daha sonra kullanılmak üzere kaydedilir
  • Herhangi bir zamanda yeniden etkinleştirilebilir