Hoppa till huvudinnehåll

Hantera arenden

Arenden ar kundsupportforfragningar som du tar emot via e-post eller skapar manuellt i Helpdesk MX. Arendesektionen ger dig mojlighet att effektivt hantera och organisera kundforfragningar genom det intuitiva arenderutnatat. Med smart kategorisering och automatisering kan du enkelt spara och prioritera arenden, vilket sakersstaller att inget problem forbises.

Instrumentpanel​

Instrumentpanelen ger en snabb oversikt over din Help Desk-aktivitet och teamprestanda. Den hjalper administratorer och supportagenter att spara arendeflode, arbetsfordelning och vantande problem i realtid. For att oppna instrumentpanelen navigera till Apps -> Helpdeks MX

InstrumentpanelInstrumentpanel

Huvudmatt​

  • Open Tickets - visar antalet for narvarande oppna arenden.
  • In Progress - visar arenden som hanteras av agenter.
  • Total Tickets - representerar det totala antalet arenden i systemet.
  • Tickets per Agent - visa hur arenden fordelas bland agenter. Om vissa arenden ar unassigned kommer de att visas i denna sektion under Unassigned
  • My Assigned Tickets - visar alla arenden tilldelade den inloggade anvandaren. Om inga arenden ar tilldelade visar sektionen ett meddelande som indikerar en tom lista.
  • Tickets per Department - visar antalet arenden som hanteras av varje avdelning.
  • Unassigned Tickets - listar arenden som annu inte har tilldelats nagon agent.

Visa dina arenden​

Arendelista​

Fa tillgang till dina arenden fran huvudsidan Tickets. Du kommer att se en lista med:

ArenderutnatArenderutnat
  • Ticket Code - unik identifierare (t.ex. ABC-123-45678)
  • Subject - arendets amnesrad
  • Requester - kund som skickade in arendet
  • Last Replier - vem som senast svarade
  • Assignee - teammedlem som hanterar detta arende
  • Department - avdelning som hanterar detta arende
  • Status - nuvarande status (Open, In Progress, Closed)
  • Priority - bradskningsniva (Low, Medium, High)
  • Created at - nar arendet skapades
  • Last Replied at - nar det senaste svaret skickades

Mappar​

Arenderutnatat ar uppdelat i tre separata mappar:

  • Inbox - innehaller alla aktiva arenden.
  • Archive - innehaller alla arkiverade arenden.
  • Spam - innehaller alla arenden markerade som spam.

Normalt skickas arenden automatiskt till ratt mapp genom tva kontroller:

  • Om ett arende matchar villkoret for arbetsflödesregler som andrar mappen skickas arendet till mappen som anges i regeln;
  • Om ett arendes status ar en av de som definieras i Helpdesk MX -> Settings -> General Settings -> Move Ticket to Archive if it has one of the following statuses, kommer det att skickas till Archive.

Arendevyer​

Vaxla mellan olika vyer med flikarna overst:

  • My Tickets - arenden tilldelade nuvarande anvandare
  • Unassigned - arenden som vantar pa att nagon ska ta dem
  • Open - alla aktiva arenden
  • Archived - stangda och arkiverade arenden
  • Spam - arenden markerade som spam

Du kan skapa din egen vy genom att klicka pa "+"-knappen pa menyraden

Ny vyNy vy

Sok och filtrera​

Sokfalt: Klicka pa sokikonen och skriv nyckelord for att soka i alla arendefalt (amne, kundnamn, e-post, arendekod).

SokfaltSokfalt

Filter: Klicka pa filterikonen for att begransa arenden efter:

  • Status
  • Priority
  • Department
  • Assignee
  • Folder

Massatgarder​

I arenderutnatat kan du utfora massatgarder for att effektivt hantera flera arenden samtidigt.

MassatgarderMassatgarder

Du kan valja flera arenden och:

  • flytta dem till Inbox-mappen, Archive-mappen eller Spam-mappen,
  • andra deras status eller prioritet,
  • ta bort de valda arendena permanent.

Skapa ett arende​

Det finns tva satt att skapa arenden i Helpdesk MX:

Automatiskt fran e-post​

Nar en kund skickar e-post till din konfigurerade supportadress kommer Helpdesk MX automatiskt att:

  • Skapa ett nytt arende
  • Extrahera amne och meddelande
  • Tilldela en unik arendekod
  • Meddela tilldelade teammedlemmar (baserat pa dina automatiseringsregler)

Manuell skapande​

  1. Klicka pa Create Ticket-knappen
  2. Fyll i arendeinformationen:
Nytt arendeNytt arende

Grundlaggande information:

  • From: e-postlada som kommer att anvandas for detta arende
  • Subject: Lagg till ytterligare e-postmottagare
  • Customer Email: kundens e-postadress

Arendeegenskaper:

  • Status: Valj status
  • Priority: Valj prioritetsniva
  • Assignee: Tilldela till en teammedlem eller avdelning
  1. Skriv ett meddelande och bifoga filer om det behovs
  2. Klicka pa Send for att skapa arendet och mejla kunden

Visa arendedetaljer​

Klicka pa ett arende for att se dess fullstandiga detaljer. Arendesidan har tva flikar:

Allman​

Allman-fliken ar ditt primara arbetsomrade for att hantera ett arende. Den kombinerar kundinformation, arendekontroller och hela konversationen pa ett stalle.

Visa arendeVisa arende

Grundlaggande information:

  • Kundens namn
  • Kundens e-post

Arendeegenskaper:

  • Status (klicka for att andra)
  • Priority (klicka for att andra)
  • Assignee (klicka for att tilldela eller omtilldela)

Svarsomrade:

  • Textomrade for att skriva svar
  • AI-knapp
  • Snabbsvarsknapp
  • Bifoga filer-knapp

Konversationshistorik:

  • Alla meddelanden i kronologisk ordning
  • Visar vem som skickade varje meddelande och nar
  • Visar kundmeddelanden och ditt teams svar
  • Bifogade filer med nedladdningslankar

Andra arenden​

Andra arenden-fliken visar ytterligare arenden skapade av samma kund.

Andra arendenAndra arenden

Det later agenter:

  • Snabbt granska tidigare eller pagaende problem.
  • Forsta kundens historik och aterkommande problem.
  • Ge mer personlig och informerad support.

Svara pa arenden​

For att svara en kund:

  1. Skriv ditt svar i Svarsomradet
  2. Bifoga filer om det behovs
  3. Klicka pa Send

Ditt svar kommer att mejlas till kunden och laggas till i arendekonversationen.

Svarsalternativ:

  • Send Reply: Skicka och aterga till arendelistan
  • Send and Stay: Skicka svar och stanna kvar pa arendesidan

Svarsverktyg​

For att paskynda svar och halla kommunikationen konsekvent kan du anvanda inbyggda svarsverktyg:

  • Quick responses - infoga fordefinierade svarsmallar med ett enda klick. Idealiskt for vanliga fragor, standardinstruktioner eller vanliga uppfoljningar.

  • AI button - forbattra eller skriv om ditt meddelande med AI. For att anvanda, valj vilken text som helst i svarsredigeraren och klicka pa AI-knappen.

Tillgangliga atgarder:

  • Fix grammar & spelling - korrigera stavfel och forbattra sprakkvalitet
  • More friendly - gor meddelandet varmare och mer konversationellt
  • More concise - forkorta texten samtidigt som innebörden behalles
  • More formal - justera tonen till en professionell, formell stil
  • Rephrase - skriv om meddelandet med annorlunda formulering
  • Expand - lagg till mer detalj och forklaring till den valda texten

Dessa verktyg hjalper agenter att svara snabbare, upprathalla en konsekvent ton och leverera hogkvalitativa svar med minimal anstrangning.

Uppdatera arendeinformation​

Andra status​

Klicka pa Status-faltet och valj:

  • Open: Nytt eller aktivt arende
  • In Progress: For narvarande bearbetas
  • Closed: Problem lost

Andra prioritet​

Klicka pa Priority-faltet for att stalla in bradska:

  • High: Bradskande, behover omedelbar uppmarksamhet
  • Medium: Standardforfragan
  • Low: Icke-bradskande forfragan

Tilldela arende​

Klicka pa Assignee-faltet for att:

  • Tilldela till en specifik teammedlem
  • Tilldela till en avdelning

Arendeatgarder​

Overst pa varje arende har du dessa atgarder:

Back to Tickets: Aterga till arendelistan

Action Menu (rullgardinsmeny):

  • Save: Spara andringar och aterga till listan
  • Save and Stay: Spara utan att lamna sidan
  • To Archive: arkivera arendet
  • To Spam: markera som spam
  • To Inbox: flytta arende till inbox-mapp (endast for arenden som inte ar i inbox-mappen)